BTI aanvragen. Eenvoudig toch?

1. Waarom een BTI

Als importeur of exporteur heeft u er mogelijk al eens mee te maken gehad; u doet een aangifte en op enig moment geeft de Douane aan dat de door u gebruikte goederencode niet juist is. U had een code moeten gebruiken waarvoor meer of minder douanerecht verschuldigd is, de juiste code is belast met een anti- dumpingheffing of een uitvoervergunning was vereist terwijl u deze niet heeft aangevraagd omdat voor de code die u had vastgesteld een dergelijke verplichting niet van toepassing was. Los van de omstandigheid dat u in voornoemde gevallen een onjuiste aangifte heeft gedaan, wordt u in een dergelijke situatie vaak geconfronteerd met een uitnodiging tot betaling. U bent meer douanerecht verschuldigd en dat douanerecht kunt u in de meeste gevallen niet meer verhalen op uw klanten. Ter voorkoming van dergelijke problemen kunt u een Bindende Tariefinlichting (BTI) aanvragen.

2. Indelen van goederen

Het indelen van goederen is niet eenvoudig. Op 8-cijferniveau (GN-code) zijn er ongeveer 10.000 en op TARIC-niveau ongeveer 19.000 verschillende codes. In die codes worden ongeveer 100 miljoen verschillende soorten goederen ingedeeld. Gemiddeld vallen dus zo’n 10.000 verschillende soorten goederen onder één GN-code.

Onafhankelijk van degene die de code vaststelt, moet voor hetzelfde product steeds dezelfde code worden vastgesteld. Om dat te bewerkstelligen zijn er spelregels ontwikkeld om tot een uniforme indeling te komen. Deze spelregels worden de algemene regels voor de interpretatie van de Gecombineerde Nomenclatuur genoemd, kortweg de indelingsregels. Degene die de goederencode gaat vaststellen moet – uiteraard – op de hoogte zijn van deze indelingsregels en ze op de juiste manier kunnen toepassen.

Of dat nog niet genoeg is, zijn ook nog relevant de eerder afgegeven BTI’s voor soortgelijke (en mogelijk identieke) goederen, statements van de vergaderingen van het Comité Nomenclatuur (waarin de gedelegeerde van de verschillende lidstaten afspreken op welke wijze zij bepaalde goederen indelen), uitvoeringsverordeningen van de Europese Commissie en uitspraken van verschillende rechterlijke instanties zoals de rechtbank Noord Holland en het Gerechtshof in Amsterdam.

Als laatste (maar zeker niet het minst belangrijk) is kennis nodig over de goederen die ingedeeld worden. Denk daarbij aan de samenstelling, het gebruik, de technische (on)mogelijkheden enzovoort.

Al met al moet degene die belast is met het indelen van goederen, een technisch specialist zijn op het gebied van het goed dat wordt ingedeeld, bekend zijn met de regels inzake het indelen van goederen (waaronder de indelingsregels) en op de hoogte zijn van diverse uitspraken en beslissingen over het indelen van goederen. Een welhaast onmogelijke opgave!

3. BTI biedt duidelijkheid en zekerheid

De wetgeving biedt echter de helpende hand. U kunt namelijk een BTI aanvragen. Een BTI is een beschikking waarin de indeling van een specifiek goed wordt vastgesteld. Op basis van de informatie die de aanvrager overlegt (waaronder bijvoorbeeld een monster en technische specificaties) stelt de Douane de indeling vast. De goederen kunnen vervolgens gedurende een periode van drie jaar onder die code worden ingevoerd.

De aanvraag van BTI’s en vergunningen is gedigitaliseerd. Een aanvraag wordt gedaan in het EU (Customs) Trader Portal. Dit zorgt ervoor dat de indiener extra handelingen moet verrichten.

De Douane communiceert via het portaal. Dit betekent dat de Douane onder andere de ontvangstbevestiging, aanvaardingsbevestiging en de afgifte van de BTI in het portaal plaatst. U ontvangt hier automatisch een bericht over.

U kunt zelf een BTI aanvragen of u kunt dit uitbesteden aan een ketengemachtigde (bijvoorbeeld Customs Knowledge). De ketengemachtigde heeft direct contact met de Douane, bewaakt termijnen en heeft contact met de aanvrager.

Indien u zelf de aanvraag indient, kunt u voor het invullen van de vakken een invulinstructie gebruiken die de Douane beschikbaar heeft gesteld.

4. Eenvoudig toch?

U vult bij de aanvraag in onder welke code u denkt dat indeling moet gaan plaatsvinden. Niet dat die code altijd door de Douane wordt gevolgd, maar u wordt wel gevraagd een “voorstel” te doen. Daarbij geeft u ook aan voor welke nomenclatuur u kiest. Ook vermeldt u of u bekend bent met BTI’s die aan een andere rechthebbende zijn verstrekt voor identieke of gelijkaardige goederen.

Het op juiste wijze beantwoorden van de eerste vraag betekent dat u het goed eerst zelf “even” indeelt. Dat is echter niet zo eenvoudig als het lijkt. Immers, als dat zo eenvoudig zou zijn, is het aanvragen van een BTI waarschijnlijk ook niet nodig. Mogelijk wordt de code die u voorstaat, ingegeven door de hoogte van het percentage douanerecht. Weet dan dat dit nooit van invloed kan en mag zijn op de juiste code.

De tweede vraag is van een geheel andere orde. Om hier antwoord op te geven, raadpleegt u de EBTI-databank. In die databank zijn duizenden verschillende BTI’s opgenomen. U kunt daarin bijvoorbeeld zoeken op de goederencode, maar ook op sleutelwoorden. U vindt vervolgens (in de meeste gevallen) een veelheid aan BTI’s die aan de zoekcriteria voldoen. Die BTI’s zijn opgenomen in de taal van de lidstaat die de BTI heeft afgegeven. Het is niet ondenkbaar dat u een aantal talen niet beheerst. De inhoud van de BTI is dan niet duidelijk. De sleutelwoorden bieden dan mogelijk uitkomst.

De gebruikte sleutelwoorden worden namelijk vertaald in de taal van het land van waaruit u de databank benadert. Overigens worden niet alle woorden één op één vertaald worden. Zo zijn er bijvoorbeeld een aantal landen die het woord “trappelzak” niet kennen. Een dergelijk baby-kledingstuk wordt dan mogelijk vertaald met “baby-slaapzak”.

5. Indienen van de BTI-aanvraag

In het portal geeft u ook aan welke informatie u meestuurt met het aanvraagformulier. Denk hierbij aan een omschrijving van het goed, aan brochures, aan foto’s, aan monsters of mogelijk andere informatie. Realiseer u dat u de Douane volledig moet informeren. Indien essentiële informatie ontbreekt, dan vraagt de Douane u daar naar.

Stuurt u een monster op, dan bestaat de mogelijkheid dat de Douane dit monster laat onderzoeken door het Douanelaboratorium. Daarvoor zijn kosten verschuldigd. U wordt daar vooraf over geïnformeerd. Houdt u er rekening mee dat een dergelijk onderzoek ongeveer één maand kan duren.

Een BTI binnen wordt normaliter binnen 120 dagen na de aanvaarding van het verzoek afgegeven. Het spreekt voor zich dat indien informatie ontbreekt en de Douane deze informatie opvraagt, deze termijn wordt geschorst voor de periode die nodig is die informatie te verkrijgen. Het is dan ook belangrijk dat u alle beschikbare informatie direct meestuurt met de aanvraag.

De Douane beoordeelt de aanvraag en stelt onder andere vast of over het product geen discussie wordt gevoerd in Brussel. Als dat het geval is, dan krijgt u hiervan bericht en wordt de afgifte opgeschort totdat er een definitief standpunt is ingenomen. Termijnen van meer anderhalf jaar zijn hierbij geen uitzondering. Zorg dus dat u op de hoogte bent van de gespreksonderwerpen van de verschillende lidstaten in Brussel.

6. Kruip in de huid van de Douane

Uit het vorenstaande blijkt dat alleen het indienen niet altijd even makkelijk is. Het juist invullen van de vakken vraagt specialistische kennis. Eigenlijk probeert u dus in de huid van de Douane te kruipen om vast te stellen hoe indeling zal gaan plaatsvinden. Denk daarbij ook aan andere codes die mogelijk zijn. Ga bij de aanvraag dan ook zo nodig in op GS-posten die in uw beleving niet mogelijk zijn en motiveer waarom deze niet juist zijn. Het risico van een code die u niet verwacht, is dat een business case mogelijk moet worden aangepast.

U stelt vast onder welke code u vindt dat indeling plaats vindt. Daarvoor heeft u – zoals hiervoor is beschreven – kennis nodig. Kennis van de regels inzake het indelen en kennis van het in te delen goed. Motiveer zo uitgebreid mogelijk waarom indeling onder die code plaatsvindt. Die motivering bestaat uit een mix van productinformatie, informatie van eerder afgegeven BTI’s, jurisprudentie, uitvoeringsverordeningen en de wetgeving inzake de indeling van goederen.

Op deze wijze stelt u de code vast op (vrijwel) dezelfde wijze als de Douane doet. Hoewel u aan deze door uzelf vastgestelde code geen rechten kunt ontlenen, krijgt u wel een aardig beeld van de (mogelijk) juiste code.

Bedenk dat voor ieder product slechts één code de juiste code is. als u niet in het bezit bent van een BTI, betekent dit niet dat u een andere code kunt gebruiken dan de juiste code. Gelukkig zien we in onze praktijk veel importeurs en exporteurs die een BTI aanvragen om zekerheid te krijgen. Vooraf is hiermee vastgesteld wat de betreffende code is. Dit geeft een hoop rust.

7. Tegen een BTI kunt u in bezwaar gaan

Een BTI is een voor bezwaar vatbare beschikking. Dat betekent dat u tegen die BTI in bezwaar kunt gaan. In die bezwaarprocedure kunt u proberen de Douane te overtuigen van uw gelijk. U doet dat door een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen binnen zes weken na de afgifte van de BTI. De Douane beslist vervolgens op uw bezwaar.

In de situatie dat u dus een BTI krijgt die niet aan de verwachtingen voldoet, kan het makkelijk ruim zes maanden duren voordat u (enige) zekerheid krijgt over de indeling van een goed. Als u bij de aanvraag van de BTI grondig heeft vastgesteld hoe de indeling volgens u moet plaatsvinden, dan kunt u bij een afwijkende code direct zien waar de Douane afwijkt van het door u ingenomen standpunt. U kunt dan snel overwegen of in bezwaar gaan al dan niet zinvol is. Indien u in bezwaar gaat, vormt de eerder opgestelde motivering een uitstekende basis voor het bezwaarschrift. De tijd die u daarin heeft geïnvesteerd, verdient u in deze fase derhalve weer (voor een deel) terug.

Als het bezwaarschrift wordt afgewezen, dan kunt u ook nog in beroep gaan bij de Rechtbank. Eventueel is zelfs hoger beroep en beroep in cassatie mogelijk. Alles bij alles kost dat vele jaren tijd.

8. Schoenmaker blijf bij je leest

Natuurlijk kunt u ervoor kiezen alles in eigen hand te houden en de aanvraag volledig zelf te verzorgen. Het is wellicht verstandiger om in overleg met een expert een goede motivering op te stellen waarin zowel de eigenschappen van het in te delen goed alsook de overige van belang zijnde elementen voldoende aandacht krijgen. Op die manier kunt u redelijk nauwkeurig inschatten onder welke code de goederen worden ingedeeld.

9. Conclusie en meer informatie

Het indelen van goederen is geen sinecure. Kennis en ervaring van verschillende disciplines komen daarbij bij elkaar. Samenwerking tussen de importeur, exporteur of aangever en een specialist op het gebied van het indelen van goederen is daarbij van essentieel belang.

Hoe dan ook een BTI heeft voor- en nadelen. De voordelen van een BTI op een rij:

• Een BTI is gratis
• Een BTI geeft zekerheid voor een periode van drie jaar
• Een BTI ontzorgt
• Een BTI zorgt voor uniformiteit
• Bezwaar tegen een BTI is mogelijk

Uiteraard zijn er ook risico’s of nadelen verbonden aan een BTI:

• Een BTI is bindend (3 jaar)
• Een BTI kan door wijziging van wetgeving worden ingetrokken
• Het aanvragen van een BTI vergt veel specialistische kennis; een fout is snel gemaakt
• Bezwaar tegen een BTI is mogelijk maar heeft geen schorsende werking op de afgegeven goederencode.

Customs Knowledge adviseert en begeleidt u professioneel bij het indienen van een aanvraag voor een BTI. Zij neemt graag de rol van specialist en ketengemachtigde op zich. Als de Douane uiteindelijk toch kiest voor een andere code, kunnen wij u uiteraard adviseren en bijstaan in een mogelijke bezwaar- en beroepsprocedure. Voor vragen of opmerkingen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Theo Jonker of Bram van Breukelen.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.