Tegenwoordig zijn AEO en compliance niet meer weg te denken. Dat betekent echter niet dat altijd alles even helder is. Wat moet een bedrijf nu precies doen en welke maatregelen moet zij nemen om ‘in control’ te zijn? Procedures, interne controles, audits en monitoring zijn de centrale thema’s. Een AEO- of Compliance Control Framework kan daarbij dienen om de compliance volledig te borgen.
Specifieke vraag of oplossing nodig?Een bedrijf dat de AEO-status heeft verkregen, heeft ook het self-assessment uitgevoerd. De basis van dit self-assessment zijn de eigen procedures en interne beheersmaatregelen. Daarnaast heeft de bestuurder van het bedrijf verklaard dat hij na de afgifte van de vergunning op eigen initiatief wijzigingen zal doorgeven en tevens regelmatig zal vaststellen of hij nog aan de AEO-voorwaarden voldoet, oftewel ‘Ik zal monitoren’.
De vraag is of bedrijven zich bewust zijn van de vereisten in dit kader en of zij daar ook, op de juiste wijze, op acteren. De praktijk is in ieder geval vaak weerbarstig. Slechts een beperkte groep van bedrijven beschikt over maatregelen of een control framework waarbinnen procedures in het kader van douane en AEO kunnen worden geïmplementeerd.
Monitoring is echter geen vrijwillige activiteit maar een verplichting. Het moet onderdeel zijn van het eigen interne beheersingssysteem en de AEO moet kunnen aantonen dát en op welke wijze de controles zijn uitgevoerd. Vervolgens is ook van belang dat de resultaten van de monitoring worden vastgelegd en dat deze kunnen worden getoond.
Interne controles, interne audits en een externe audit zijn daarbij geen overbodige luxe om vast te stellen of het bedrijf “in control” is. Wordt de controller of de managing director door iedereen tijdig en volledig geïnformeerd over wijzigingen in de AO/IB? Of van incidenten in de douaneformaliteiten of veiligheidsincidenten? Zijn de procedures ooit nog een keer geactualiseerd of getoetst op de daadwerkelijke implementatie of uitvoering ervan?
Allemaal vragen die relevant zijn in het kader van het behoud van de AEO-status en waarvoor het nu de hoogste tijd wordt om een integrale en gestructureerde aanpak te kiezen. Een aanpak die moet resulteren in een AEO-Control Framework waarbij de diverse maatregelen waarborgen dat de AEO “in control” is en blijft.
1. Leg procedures, interne controles en interne audits vast
Als AEO moet u kunnen aantonen dat u in control bent. Daar hoort bij dat u werkt volgens procedures én interne controles en interne audits uitvoert. Beschrijf deze procedures en leg vast hoe u controles en audits uitvoert. Maak vervolgens een rapport van de uitgevoerde interne controles en interne audits.
2. Volg bevindingen uit interne controles, interne audits en externe audits op
Controleren of auditen is één ding, de opvolging is een tweede. Wanneer interne controles of interne of externe audits bevindingen opleveren, dan moeten deze bevindingen ook worden opgevolgd. Is een goederencode niet juist en zijn daardoor te weinig rechten afgedragen? Dan dient u een verzoek om bijbetaling in. Zijn er juist te veel rechten afgedragen, dan kunt u een verzoek om terugbetaling indienen. Maar ook neemt u maatregelen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Onze experts helpen u graag bij een juiste vastlegging en opvolging van bevindingen uit controles en audits.
3. Bereid u voor op een audit door de Douane
De Douane toetst periodiek of u voldoet aan de AEO-vereisten. Als u beschikt over een goed werkend AEO-Control Framework, dan zou een audit van de Douane geen spannende gebeurtenis moeten zijn. U kunt ervoor kiezen om een aanvullende externe audit te laten uitvoeren om zo de laatste puntjes op de ‘i’ te zetten.
Praktische informatie om u op weg te helpen bij monitoring.
Monitoring wil zeggen dat het AEO-bedrijf haar eigen processen controleert. Op de werkzaamheden die worden uitgevoerd zijn procedures (en werkinstructies) van toepassing. Deze procedures worden geborgd door middel van het uitvoeren van interne controles en interne audits. De uitkomsten van deze controles en audits worden op hun beurt weer opgevolgd door middel van preventieve en correctieve acties. De AEO stelt bij een correct uitgevoerde monitoring vast of al deze maatregelen ook daadwerkelijk worden genomen.
Ongeacht de grootte van het bedrijf vormt communicatie de grondslag. Periodieke rapportages met daarin de resultaten van de AEO-monitoring zouden periodiek ter goedkeuring of ter informatie moeten worden voorgelegd aan de bestuurder van het AEO-bedrijf. De bestuurder heeft immers ook de AEO-verklaring getekend en hij of zij kan zo zien wat er in de organisatie speelt. De goedgekeurde en ondertekende rapportage kan vervolgens worden gedeeld met de Douane. Een minimale frequentie die wij daarbij hanteren is één rapportage per kwartaal. Vier rapportages vormen samen een jaarverslag. Wij adviseren ook om iedere kwartaalrapportage in een kwartaaloverleg te bespreken en hiervan notulen bij te houden. Op deze wijze is een verticale communicatie geborgd en is de bedrijfsleiding op de hoogte.
De uitvoering van de monitoring is in principe vormvrij. Het is wel de bedoeling dat zaken zo worden vastgelegd, dat ook de opvolging van eventuele vaststellingen inzichtelijk is. Als er een constatering is gedaan tijdens een interen controle, dan volgt daaruit een maatregel. Het is dan zaak dat de uitvoering van een maatregel wordt gekoppeld aan een persoon, waarbij ook een tijdsbestek wordt afgesproken waarbinnen een en ander wordt opgelost. Onze experts vertellen u er graag meer over.
