In control bij export: voorkom risico’s met het herkennen van ‘rode vlaggen’

1. Voor wie is deze publicatie bedoeld?

Deze publicatie is geschikt voor personen die verantwoordelijk zijn voor (export)compliance in de verschillende soorten bedrijven in de uitvoerketen. Denk daarbij aan de expediteur, die als poortwachter zorgt voor een volledige en juiste douaneaangifte; de exporteur, die in beginsel verantwoordelijk is voor de informatie in de aangifte; of de tussenhandelaar, die vaak te weinig informatie krijgt om zijn klanten goed te bedienen.

Na het lezen van dit document bent u in staat om:

• zelfstandig de rode vlaggen te herkennen;
• risico’s tijdig te signaleren; en
• een weloverwogen beslissing te nemen.

De gevolgen bij non-compliance behandelen we in een andere publicatie.

Allereerst beantwoorden we de vraag wat zijn de rode vlaggen? Daarna beschrijven wij waaraan u de rode vlaggen kunt herkennen en tot slot geven wij u praktisch tips.

2. Rode vlaggen

In deze publicatie behandelen we de volgende rode vlaggen:

• Goederencode
• Land
• Eindgebruiker
• Betaling
• Transport

In aanvulling kan ook het ‘onderbuikgevoel’ een goede raadgever. Wees dus ook kritisch op andere signalen. We behandelen hierna elke rode vlag individueel.

3. Goederencode

Een goederencode als zodanig lijkt geen rode vlag. Toch vormt de goederencode de basis of het eerste signaal om vast te stellen of uitvoermaatregelen van toepassing. Op basis van die goederencode gelden ook bescheidcodes en voetnoten. Dit zijn codes die, afhankelijk van de goederencode, moeten worden ingevuld in het douaneaangiftesysteem. Daarbij is van belang dat het vaststellen van de juiste bescheidcode een serieuze exercitie is en geen ‘invuloefening’. Een onjuiste goederencode en bescheidcode, kan betekenen dat ten onrechte niet bekend wordt dat verplichtingen of verboden van toepassing zijn.

Om een dergelijke risico te voorkomen, is het verstandig om bij de start van de handelsketen te beginnen, zoals de ontwerpfase van een product of bij de eerste commerciële contracten. Het vaststellen van de goederencode Kan een lastig karwei zijn. Zie voor een uitleg onze andere publicatie.

Bedrijven, startups en onderzoeksinstellingen realiseren zich vaak niet dat zij werken aan technologie of producten die óf rechtstreeks op de dual-use lijst staan óf met relatief eenvoudige aanpassingen daaronder kunnen vallen. Een product, software of technologie is een dual-use item, als het voor zowel civiele als militaire doeleinden kan worden gebruikt. Ook bestaat de situatie dat bedrijven handelen in een op zichzelf bezien onschuldig halffabricaat, maar dat dit product uiteindelijk belandt in een militair eindproduct of een cruciale component vormt van een ander dual-use item.

Voor de uitvoer van dual-use items en militaire goederen geldt een vergunningsplicht. U herkent deze verplichting onder meer via de goederencode en de bijbehorende bescheidcodes. Daarom is vroege bewustwording essentieel, niet alleen bij export, maar al bij het vaststellen van de goederencode in de ontwikkelfase. Voert u goederen uit zonder de vereiste vergunning, dan pleegt u een economisch delict. Gebruikt u een onjuiste goederencode, dan dient u een foutieve aangifte in. De gevolgen daarvan lichten wij toe in een andere publicatie, maar duidelijk is dat dit een ongewenste situatie met grote gevolgen kan zijn.

Het zal duidelijk zijn, de goederencode kan zeker een rode vlag zijn.

4. Land

Zodra u de rode vlag ‘goederencode’ heeft getoetst, moet u nagaan of het land van bestemming nog specifieke vraagtekens opwerpt. Zo gelden voor sommige landen sancties. Sancties zijn internationale maatregelen tegen een land, organisatie of persoon. De handel in bepaalde goederen, diensten of financiële middelen kan dan zijn verboden. Verschillende soorten sancties zijn mogelijk:

• financiële sancties: zoals het bevriezen van bankrekeningen of andere bezittingen. Of niet mogen investeren in bepaalde landen.
• handelsbeperkingen: denk aan het verbod op de handel in speciale producten, zoals technologie of grondstoffen waar een land veel aan verdient.
• wapenembargo’s: verbieden van de invoer en uitvoer van militaire goederen.
• reis- en visumbeperkingen: bijvoorbeeld zorgen dat bepaalde personen niet naar de EU mogen reizen.

De belangrijkste sancties bestaan uit uitvoerverboden voor specifieke goederen naar bepaalde landen. Het meest sprekende voorbeeld zijn de sancties tegen Rusland. Daarbij is de uitvoer van een brede groep goederen verboden, ongeacht of de koper deze voor militaire doeleinden gaat gebruiken.  De diversiteit van deze sancties blijkt wel uit het feit dat niet alleen pompen voor vloeistoffen zijn verboden, maar bijvoorbeeld ook rozen of stopverf.

Nu lijkt deze rode vlag al snel niet van toepassing als u toch geen handel drijft met Rusland. Maar niets is minder waar. Naast de directe levering aan een gesanctioneerd land, is de indirecte levering ook verboden. Om in het voorbeeld van Rusland te blijven, de doorlevering vanuit bijvoorbeeld Kirgizië is aan de orde van de dag. Dit land is echter niet als zodanig aan sancties onderhevig, maar de doorlevering wel. Zo ziet u maar, het enkel niet handelen met Rusland is ontoereikend om de rode vlag te laten zakken. U heeft dan ook een onderzoeksplicht bij leveringen aan ‘uitwijklanden’.

Ook is van belang dat tientallen andere landen op de sanctielijst staan. De rode vlag moet dus niet pas omhoog in het licht van uitvoer naar Rusland. U moet zorgvuldig vaststellen of de bestemming op de sanctielijst voorkomt.

5. Eindgebruiker

Nu u ook bekend bent met het land van bestemming en weet dat het ontvangende land misschien niet de eindbestemming is, komt u de rode vlag ‘eindgebruiker’ tegen. Bij exportcontrole zit het risico namelijk vaak niet alleen in de goederen of de bestemming zelf, maar in de eindgebruiker: wie de goederen uiteindelijk in handen krijgt en waarvoor hij de goederen inzet.

De eindgebruiker van goederen is echter niet altijd meteen bekend. Dat is op zichzelf niet verboden, maar kan onder omstandigheden reden zijn voor nader onderzoek.

Een gebrek aan transparantie kan wijzen op verhullingsgedrag, bijvoorbeeld wanneer een tussenhandelaar niet onthult voor wie hij bestelt. Zo kunnen goederen alsnog bij gesanctioneerde partijen belanden. Ook kan misbruik ontstaan wanneer de opgegeven activiteiten niet stroken met de context. Voorbeelden hiervan zijn een klein bedrijf zonder technische expertise, dat ineens geavanceerde apparatuur koopt of onderzoeksinstellingen in risicolanden die dual-use technologie proberen te verkrijgen. Onwil of bewuste vaagheid bij het verstrekken van informatie over eindgebruik is op zichzelf al een rode vlag, maar in het licht van de eindbestemming wordt die donkerrood.

6. Betaling

Afwijkingen in betalingen of contracten zijn een klassieke rode vlag bij exportcontrole, omdat financiële stromen vaak als eerste pogingen tot verhulling laten zien. Wanneer een betaling niet rechtstreeks van de contractuele wederpartij komt, maar via een derde land of een onbekende tussenpersoon loopt, is twijfel over de transactie meer dan terecht. Criminelen zetten dit soort constructies regelmatig in voor witwassen. Zij voeren transacties uit om crimineel geld een schijnbaar legale herkomst te geven. U loopt daarnaast het risico dat betalingen bijdragen aan terrorismefinanciering. Dit is een verzamelnaam voor handelingen die terroristische activiteiten materieel ondersteunen. Ook bestaat de kans dat een gesanctioneerde persoon, groep of entiteit profiteert van uw zending.

Let goed op afwijkende betaalwijzen, want die kunnen een signaal zijn van verhoogd risico. Wanneer een klant aandringt op betaling in contanten, crypto of een ongewone valuta zonder duidelijke reden, moet bij u een alarmbel afgaan. Zulke keuzes duiden vaak op pogingen om toezicht van banken en autoriteiten te ontwijken. Ook onlogisch lage of juist extreem hoge factuurbedragen vormen een risico, want die kunnen wijzen op factuurfraude of op pogingen om goederen buiten zicht te verplaatsen.

Het risico bij dit type rode vlag ligt in uw indirecte betrokkenheid bij verdachte transacties. Wanneer u zonder kritische toets meewerkt aan dubieuze betaal- of contractconstructies, verricht u mogelijk onrechtmatige handelingen.

7. Transport

Ook het transport kan een rode vlag vormen. Wisselt een koper plotseling van leveringsadres of verandert de contractspartij halverwege het traject, dan loopt u een duidelijk risico. Vraagt een klant om levering naar een ander land of een derde partij zonder zakelijke reden, dan duidt dit vaak op een omleiding van de zending. Wees alert wanneer goederen niet naar een officieel bedrijfsadres gaan, maar naar een postbus, een freight forwarder of zelfs een particulier adres. Zulke bestemmingen maken uw zending lastig traceerbaar en vergroten het risico op misbruik.

Ook de houding van de klant tijdens het transportproces kan rode vlaggen opleveren. Weigert een klant standaard verzend- of ontvangstbevestigingen te accepteren – zoals containerzegels, afgesproken leveringscondities of een handtekening bij ontvangst – dan ontbreekt transparantie en controle. Laat u een zending ongezegeld vervoeren via een omweg, dan loopt u een groot risico op tussentijdse lossing of belading.

Ook de gekozen transportroute kan een duidelijke rode vlag zijn. Loopt de route via onlogische omwegen of via landen die bekendstaan als doorvoerhubs, zoals Dubai, Turkije of China, dan moet u extra waakzaam zijn. Transport speelt een centrale rol binnen exportcontrole en geeft vaak duidelijke signalen van risico’s.

Merkt u deze rode vlag op tijd op, dan voorkomt u grote problemen.

8. Herkent u de rode vlaggen?

Nu we de rode vlaggen hebben benoemd en beschreven, is het van belang te weten hoe u een rode vlag herkent. Onderstaande tabel is een overzicht van de herkenningspunten.

9. Vijf tips voor de praktijk

Het is begrijpelijk dat u vanwege de grote hoeveelheid aan informatie uit deze publicatie, door de vlaggen de koers niet meer ziet. Daarom de onderstaande praktische tip:

1. Controleer altijd de goederencode. Afhankelijk van uw rol in de keten bent u al snel verantwoordelijk voor de juistheid en dus voor de gevolgen van eventuele fouten.
2. Leg afspraken en bevestigingen altijd expliciet vast. Zeker als op het laatste moment wijzigingen worden doorgevoerd.
3. Stel duidelijke procedures op en voer interne controles uit. Ook het vier ogen- principe kan goed werken. Zorg ervoor dat continuïteit gewaarborgd is.
4. Transactiedossier compleet & traceerbaar: Zorg voor een goede papertrail en borg dat een koppeling bestaat tussen offerte, purchase order (PO), factuur, paklijst, Bill of Lading en andere bescheiden.
5. Gebruik uw gezond verstand. Een onderbuikgevoel is vaak niet voor niets.

10. Conclusie

We onderscheiden de volgende rode vlaggen:

• goederencode;
• land;
• eindgebruiker;
• betaling; en
• transport

Een rode vlag betekent niet dat een zending geen doorgang mag vinden, maar dat u mogelijk meer onderzoek moet doen. In veel gevallen is het dé kans om onherstelbare schade te voorkomen. Wees vanaf het begin ‘in control’. Exportcontrole begint niet bij de vergunning of de douaneaangifte, maar veel eerder: bij ontwerp, eerste klantcontact en de eerste commerciële afspraken.

De in deze publicatie beschreven rode vlaggen ondersteunen u bij het vroegtijdig signaleren van risico’s en het nemen van weloverwogen beslissingen. Dat is niet alleen juridisch vereist, maar ook zakelijk verstandig: het beschermt uw organisatie en maakt verantwoorde handel mogelijk.

Vergeet daarbij niet uw eigen gezond verstand. Uw ervaring en intuïtie zijn vaak waardevolle raadgevers bij het herkennen van signalen.

De gevolgen van non-compliance bespreken we in een separate publicatie.

Customs Knowledge ondersteunt bedrijven en instellingen bij het herkennen van rode vlaggen en het inrichten van effectieve export compliance processen en het aanvragen van vergunningen. Neem contact met ons op voor advies of training.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.