Tien tips & trucs voor een succesvolle bezwaarprocedure

1. Wees op tijd!

Het indienen van een bezwaarschrift is aan strikte termijnen verbonden. Deze termijn is zes weken en loopt vanaf de dag van de dagtekening van de beschikking of de uitnodiging tot betaling (“UTB”). Het bezwaarschrift moet binnen deze termijn bij de Douane zijn ingediend. Daarbij geldt dat het bezwaarschrift moet zijn verzonden binnen deze termijn en binnen een week na afloop van de termijn moet zijn ontvangen. Vertraging in de post of andere oorzaken zijn voor rekening van de belanghebbende. Het bewijs van tijdig verzenden lig in beginsel bij de bezwaarmaker. Als u het bezwaarschrift laat indient, wees er dan zeker van dat het bezwaarschrift op tijd aankomt.

2. Wie is de belanghebbende?

Alleen de ‘belanghebbende’ kan bezwaar indienen tegen een UTB. Dient iemand anders het bezwaarschrift in dan is het bezwaar niet-ontvankelijk. Afhankelijk van de wijze waarop de douaneaangifte is gedaan – de vertegenwoordigingsvorm – is een partij wel of niet belanghebbende. Is er sprake van aangifte door een douane-expediteur (of iemand anders) op eigen naam eigen rekening dan is deze zelf belanghebbende. Wordt de aangifte gedaan met toepassing van directe vertegenwoordiging, dan wordt de vertegenwoordigde (dus de opdrachtgever) als belanghebbende aangemerkt.

Het is wel mogelijk dat een ander dan de belanghebbende het bezwaarschrift indient, maar dan dient deze andere persoon dat te doen namens de belanghebbende en ook in het bezit te zijn van een volmacht.

3. Voldoe meteen aan alle formele eisen

Het bezwaarschrift moet aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Hoewel de Douane u in de gelegenheid moet stellen om bepaalde gebreken te herstellen, is het verstandig om het bezwaar meteen aan alle eisen te laten voldoen. De volgende eisen zijn van toepassing:

• Het bezwaarschrift moet een dagtekening (datum) bevatten;
• Het bezwaarschrift moet worden ondertekend;
• Uit het bezwaarschrift moet duidelijk blijken tegen welk besluit bezwaar wordt ingediend. Het verdient de voorkeur om een afschrift van het besluit (bijvoorbeeld de UTB) bij te voegen;
• Als u gevolmachtigde bent, voeg dan meteen een volmacht bij;
• Het bezwaarschrift moet in de Nederlandse taal worden ingediend;
• Het bezwaarschrift moet de gronden ofwel de redenen van het bezwaar bevatten. Dien zo nodig een bezwaar op nader aan te voeren gronden in.

4. Wees zakelijk en duidelijk

Veel bezwaarschriften worden ingediend door medewerkers van bedrijven die er hun beroep niet van hebben gemaakt. Dat geeft niet, maar het leidt wel vaak tot bezwaarschriften die overdreven beleefd en hoffelijk zijn. Bijvoorbeeld: “Ik hoop dat het u mag behagen om het bezwaarschrift toe te wijzen”. Tot de kern van de zaak wordt dan niet gekomen (bijvoorbeeld: “Het kan toch niet zo zijn dat wij geen gelijk krijgen, terwijl anderen dat wel krijgen”).  Hanteer een zakelijke en directe schrijfstijl. Omschrijf duidelijk wat u wil en wat u vindt. Een zin als “Ik zou u willen verzoeken om het met mij eens te zijn en gelijk te geven in deze bezwaarprocedure” is toch minder overtuigend dan “Daarom ben ik van mening dat de UTB niet in stand kan blijven en het bezwaarschrift gegrond moet worden verklaard.”

5. Motiveer uw bezwaarschrift: gelijk hebben is nog niet hetzelfde als gelijk krijgen

Ook al bent u nog zo overtuigd van uw gelijk, dat betekent nog niet dat u het ook krijgt. In sommige zaken is het overduidelijk dat de inspecteur een onjuiste beslissing heeft genomen. Bijvoorbeeld omdat later aanvullende documentatie ter tafel komt of omdat er een gewijzigd inzicht is ontstaan. Maar in de meeste procedures bestaat er voor beide posities (die van de inspecteur en van belanghebbende) wel wat te zeggen. Geef daarom een goede motivering waarom u gelijk denkt te hebben. In veel gevallen is een eenvoudige stellingname onvoldoende. Vaak is het nodig om te verwijzen naar specifieke feiten en omstandigheden, wetgeving en jurisprudentie.

6. Gooi meerdere ankers uit

Een motivering kan bestaan uit het vermelden van één reden, maar natuurlijk mogen ook diverse verschillende redenen worden aangevoerd. Zoals dat bij een schip geldt, is ook in de bezwaarprocedure (of in beroep) succes meer verzekerd wanneer meerdere ankers worden uitgegooid.

Wij merken in de praktijk dat de meeste belanghebbenden wel aandacht besteden aan de inhoudelijke aspecten maar minder of zelfs geheel niet aan de formele aspecten. De inhoudelijke aspecten zijn bijvoorbeeld classificatie, douanewaarde of oorsprong, terwijl de formele aspecten betrekking hebben op hoe de UTB tot stand is gekomen. Als een fysieke controle heeft plaatsgevonden, is de aangever daar dan van op de hoogte gesteld? Is er een vooraankondiging gestuurd alvorens de UTB werd opgelegd? Is de UTB wel opgelegd aan de juiste rechtspersoon? Formele aspecten die kunnen leiden tot vernietiging van de UTB ook als belanghebbende inhoudelijk ongelijk heeft.

7. Uitstel van betaling

“Het indienen van een bezwaarschrift schorst niet de werking van het besluit”, zo staat het in de wet. Dat betekent dat het bedrag tijdens de bezwaarprocedure gewoon moet worden betaald of dat zekerheid moet worden gesteld. Alleen in uitzonderingsgevallen kan de Ontvanger van de Douane afzien van de eis voor het stellen van zekerheid. Onze ervaring is dat dit ook wel heel uitzonderlijk is.

Formeel gezien moet in het bezwaarschrift om uitstel van betaling worden gevraagd. Om te voorkomen dat hier discussie over ontstaat, verdient het de voorkeur om  in het bezwaarschrift meteen duidelijk te vermelden dat om uitstel van betaling wordt verzocht en voor welk bedrag.

8. Inzage in het dossier en hoorzitting

Vaak horen we dat mensen de bezwaarprocedure een “rituele dans” vinden. Dat is wellicht in bepaalde gevallen ook zo, maar de inspecteur zal een op serieuze wijze een heroverweging uitvoeren. Om een goed beeld en volledig inzicht te krijgen van hetgeen de inspecteur in de bezwaarprocedure heeft gedaan – en ook vaak van hetgeen in de voorafgaande fase heeft plaatsgevonden – is het interessant om het dossier in te zien. Dit dossier dient alle informatie en documentatie te bevatten die de inspecteur in bezwaar gebruikt bij zijn heroverweging. Zo nodig kunnen kopieën van stukken uit het dossier worden gevraagd.

Vervolgens kan, voordat de inspecteur zijn eindoordeel velt, een hoorgesprek worden gevoerd. In dat hoorgesprek kan de belanghebbende – of zijn gemachtigde – nog een keer alles mondeling toelichten, de laatste stand van zaken geven en ook in dialoog treden met de inspecteur. Het is dan ook verstandig om een hoorgesprek grondig voor te bereiden en aantekeningen te maken als leidraad voor de onderwerpen (en motivering) die u wil bespreken.

Het is overigens inmiddels ook mogelijk om een hoorgesprek telefonisch of via een conference call te voeren.

9. Er zijn ook andere mogelijkheden

Het instellen van bezwaar is vaak het geijkte en noodzakelijke rechtsmiddel, maar er bestaan ook andere mogelijkheden om gelijk te krijgen. Mogelijkheden die soms zelfs beter zijn. Denk aan het aanvragen van een BTI of een verzoek tot  terugbetaling. Soms is het zinvol om toch nog een keer met de betreffende ambtenaar die de UTB heeft opgelegd te overleggen. Een goed (gemotiveerd) gesprek kan zelfs de aanleiding zijn om geheel geen UTB op te leggen. Bedenk dus welke mogelijkheid voor u het beste werkt.

10. Schoenmaker, blijf bij je leest

Sommige gevallen en dossiers vereisen specialistische kennis en verdienen dat een expert de belangen behartigt. We zien dan vaak dat een bedrijf zelf eerst het bezwaarschrift indient en de bezwaarprocedure voert en pas later een gespecialiseerde jurist inschakelt. Dat kan, maar is niet altijd even handig. In bezwaar zijn namelijk vaak al stellingen gedeponeerd die achteraf minder gelukkig blijken te zijn. Of bepaalde gronden zijn geheel niet aangevoerd en dus ook niet meegenomen in de heroverweging van de inspecteur, zodat het bezwaarschrift ongegrond wordt verklaard, terwijl later voor alle partijen blijkt dat het bezwaar wel gegrond was.

Het wisselen van een lamp bij een auto, dat kunt u nog wel zelf (hoewel, dat bij sommige auto’s ook al niet zo is), maar een volledige revisie  van de motor besteedt u hoogstwaarschijnlijk uit. Een dergelijke handelwijze is ook reëel bij bezwaar- en beroepsprocedures. Eenvoudige bezwaarschriften en verzoeken tot terugbetaling kunt u ongetwijfeld zelf doen, maar bepaalde dossiers kunnen beter vanaf het begin door de specialist worden aangepakt. Neemt u gerust contact met ons op!

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.