Douane: het belang van een artikelstambestand

1. De noodzaak van een artikelstambestand

Hoewel in de praktijk blijkt dat veel bedrijven geen volledig en actueel artikelstambestand hebben, meen ik dat uit diverse bepalingen blijkt dat het beschikken over een gedegen artikelstambestand in veel gevallen geen vrijwillige keuze is. Voor het doen van een juiste aangifte, moet immers de juiste goederencode worden vastgesteld en dat is niet iets ‘voor tussen de soep en aardappels’. Zeker bij een complexe indeling of bij stellen en assortimenten, is het zinvol om achteraf – ook na enkele jaren – te weten waarom tot een bepaalde indeling is gekomen. Ook is het belangrijk dat de indeling op een consequente manier plaatsvindt. Als voor een specifiek product verschillende codes zijn gebruikt terwijl de wetgeving niet is gewijzigd, dan duidt dit al vrij snel op onzorgvuldigheid. Sterker nog, het doen van een onjuiste aangifte is een beboetbaar c.q. strafbaar feit. De strafbaarheid is onder meer afhankelijk van de vraag of er slechts sprake is van enige schuld of dat er sprake is van opzet. Daarbij is opzet niet beperkt tot het ‘ willens en wetens’ doen van een onjuiste aangifte. Het feit dat onvoldoende zorg is besteed aan het vaststellen van de juiste goederencode in specifieke gevallen kan voldoende zijn om te spreken van voorwaardelijke opzet. De stelling “ik kon er niets aan doen” of “ het was niet mijn verantwoordelijkheid” is dus geen goed argument.

De noodzaak van een artikelstambestand, althans de basis daartoe, blijkt indirect ook uit de AEO-guidelines. Weliswaar is hierin niet specifiek vastgelegd dat een artikelstambestand moet worden gebruikt, maar indirect volgt wel dat specifieke procedures en interne controles nodig zijn voor de classificatie van goederen. Uit de praktijk en jarenlange ervaring, meen ik dat alleen een artikelstambestand de basis kan zijn voor het consequent hanteren van een juiste en actuele goederencode. Voor bedrijven die de AEO-vergunning hebben of douanevergunningen waarbij het voldoen aan de AEO-criteria een vereiste is, zijn in ieder geval diverse procedures en interne controles vereist. Een artikelstambestand is dan geen luxe maar de basis.

Ook voor douanevertegenwoordigers (directe en indirecte vertegenwoordiging) blijkt impliciet dat een vorm van een artikelstambestand nodig is. In het Handboek Douane (dec.nr. 2.00.00.00, hoofdstuk 5) zijn diverse extra voorwaarden opgenomen voor het doen van een douaneaangifte als vertegenwoordiger. Hierin is niet vastgesteld dat een artikelstambestand is vereist, maar gezien de inhoud van de bepalingen, kan hier eigenlijk wel uit worden gelezen dat als een vertegenwoordiger voor een vast account werkt, een artikelstambestand onontbeerlijk is.

Tenslotte wil ik niet onbenoemd laten dat we merken dat de Douane de laatste tijd steeds strenger handhaaft. Een onjuiste aangifte als gevolg van een onjuiste goederencode krijgt steeds vaker een ‘vervolg‘. Tijdens het verhoor worden veelvuldig vragen gesteld over de wijze waarop de goederencode is vastgesteld, wie dat heeft gedaan, welke bronnen zijn geraadpleegd en hoe wordt gemonitord dat een juiste goederencode wordt gehanteerd.

Samengevat is een artikelstambestand een geschikte methodiek om een juiste en actuele goederencode te borgen en erger te voorkomen.

2. Hoe moet het niet?

In de dagelijkse praktijk zien we dat een gedegen artikelstambestand vaak ontbreekt. Of er is ooit eens een aanzet gemaakt voor een lijst van goederen en codes die in de loop der tijd steeds is aangevuld. Die lijst is dan meestal een Excel-bestand waarin iedereen naar hartenlust een nieuw artikel kan aanmaken en de goederencode kan bedenken, aanvullen of kan wijzigen. Bij een kritische blik van dergelijke lijsten, blijkt niet zelden dat de lijst niet volledig en vooral niet actueel is. Ook blijkt het artikelstambestand vaak geen veld te bevatten waarin is vermeld wat de grondslag en overwegingen zijn voor de indeling. Een datum waarop de goederencode is ingevoerd of gewijzigd, ontbreekt evenzeer. Een buitenstaander, bijvoorbeeld de Douane of een douane-expediteur, kan aan de hand van dergelijke lijsten niet beoordelen dat de goederencodes op een verantwoorde manier zijn vastgesteld met inachtneming van de basisprincipes die gelden voor het indelen van goederen.

Kort door de bocht, in die gevallen is geen sprake van een artikelstambestand, maar is er slechts een lijstje met een aantal artikelnummers gekoppeld aan een goederencode. Een vrijwel niet te controleren lijst (denk aan actualiseren) en een lijst die op geen enkele manier laat zien dat de goederencodes met zorg zijn samengesteld.

3. Wat is een artikelstambestand dan wel?

In het artikelstambestand staan – wat mij betreft – in ieder geval de volgende velden:

1. Het artikelnummer of een andere specifieke verwijzing naar het product
2. Een uitgebreide omschrijving van het product
3. De goederencode
4. Een motivering voor de goederencode
5. De datum dat de goederencode is vastgesteld
6. De datum dat de juistheid is gecontroleerd
7. De naam van degene die de goederencode heeft vastgesteld of gecontroleerd

Een artikelstambestand is in ieder geval geautomatiseerd, bij voorkeur vastgelegd in een specifieke applicatie. Diverse douanesoftwareleveranciers voorzien hierin. Uiteraard is het ook mogelijk om een excel-bestand bij te houden, maar dan is het wel belangrijk dat niet iedereen het bestand kan wijzigen en regels kan verwijderen. Excel kent vele mogelijkheden, maak er dus gebruik van.

Het is de bedoeling om de gegevens zo vast te leggen, dat ook kan worden vastgesteld welke goederencode in het verleden is toegepast. Elke keer als een wijziging plaatsvindt, moet de wijziging (inclusief de datum van de wijziging en de naam van de persoon) worden vastgelegd.

Naast de hiervoor genoemde elementen, kan afhankelijk van het product ook nadere informatie nodig zijn. Het betreft alle relevante informatie die nodig is voor het indelen van de goederen in de gecombineerde nomenclatuur. Laten we het voorbeeld van een autoband nemen, namelijk een specifieke autoband van rubber voor personenauto’s met artikelnummer AB 19/245/Z. Dit artikelnummer is voor degene die er dagelijks mee werkt gesneden koek. Een derde partij zoals de Douane en een logistieke dienstverlener, weet echter niet wat dit betekent. Het is dus belangrijk dat in het artikelstambestand ook wordt vermeld dat het een buitenband van rubber betreft voor personenauto’s. Een verwijzing naar een catalogus of de webshop kan ook goed werken, maar dan moet wel rekening worden gehouden met het feit dat zo’n catalogus periodiek wijzigt of een weblink op een gegeven moment niet meer bestaat.

4. Welke informatie nog meer?

Soms kan ook nog andere informatie nodig zijn. Bijvoorbeeld de samenstelling van de goederen, de manier waarop het goed is geproduceerd, het gebruik dat van de goederen gemaakt wordt, het gewicht, de verpakking (al dan niet opgemaakt voor de verkoop in het klein) enzovoorts. Informatie die niet voor alle goederen noodzakelijk is, maar afhankelijk is van de aard van de goederen. Het lijkt ver gezocht, maar zo is bijvoorbeeld bij frames van fietsen van oorsprong uit China het aantal eenheden per maand of jaar noodzakelijk.

Een ander voorbeeld, namelijk koekjes. Bij het indelen van koekjes is de samenstelling van belang, bijvoorbeeld de aanwezigheid van chocolade en cacao. Daarnaast is het van belang of de koekjes gezoet zijn of niet. Een kolom waarin de samenstellende ingrediënten zijn opgenomen, is dan dus essentieel.

Als naast de koekjes ook bakvormen in het assortiment zitten om zelf koekjes te kunnen bakken, dan is de samenstelling (metaal of siliconen) van belang, maar dan moet voor de metalen bakvormen ook worden vastgesteld of die bakvormen gesmeed, gestampt, gesinterd of op een andere manier zijn vervaardigd.

Welke informatie moet worden opgenomen in het artikelstambestand is dus sterk afhankelijk van de soort goederen waarvoor dat artikelstambestand wordt opgesteld.

Naast informatie over de goederen zelf, is informatie over de oorsprong van goederen ook in specifieke gevallen relevant voor de classificatie. De oorsprong van de goederen is namelijk van invloed op de vraag of voor goederen een antidumpingheffing verschuldigd is. Voor goederen waarvoor een antidumpingheffing van toepassing is, geldt een andere taric-code dan voor goederen waarvoor die antidumpingheffing niet van toepassing is.

5. Tips en trucs

Hierna zijn een aantal tips en trucs opgenomen.

• Omschrijving van het product: Voor een juiste classificatie, is het zinvol om eerst vast te stellen welke criteria voor de indeling gelden. Aan de hand van die criteria, kan degene die de omschrijvingen van het product in het artikelstambestand (of bijvoorbeeld een Warehouse Management Systeem) plaatst, de juiste omschrijving (die voldoet aan de tarieftechnische criteria) en voldoende details vermelden. Controleer ook periodiek (achteraf) of de producten voldoende specifiek zijn omschreven en of de specificaties of de samenstelling van het product in de tussentijd niet zijn gewijzigd.
• Structuur artikelstambestand: Zorg er voor dat het artikelstambestand een duidelijke en eenduidige structuur heeft. Het product moet in voldoende detail worden omschreven, maar er moet ook zorg worden gedragen voor een eenduidige woordkeuze in de beschrijving. Een eenvoudig voorbeeld. Wordt de ene keer het woord “fiets” gebruikt en de andere keer het woord “rijwiel”, dan gaat het op enig moment fout.
• Bevoegdheden en verantwoordelijkheden: Het is natuurlijk ook belangrijk dat vaststaat wie welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Zo moet zijn vastgesteld wie de criteria voor de omschrijving vaststelt, wie de omschrijving van het product vaststelt, wie de goederencode vaststelt en natuurlijk wie gebruik mag maken van het artikelstambestand. Maar het belangrijkste is misschien nog wel wie voor de wijzigingen en actualiteit zorg draagt.
• Wijzigingen loggen: Ook is het noodzakelijk dat wijzigingen in het artikelstambestand zichtbaar en raadpleegbaar blijven. Sommige applicaties dragen daar zelf al zorg voor (in een logbestand) maar als het artikelstambestand in excel wordt gemaakt, dan is het zinvol om per periode een nieuwe regel te maken met de begin en (toekomstige) einddatum.
• Motivering van de classificatie: Bij een latere discussie moet duidelijk zijn hoe de goederencode op enig moment is vastgesteld. In veel gevallen is er niet veel reden voor onduidelijkheid, maar als dat wel het geval is, dan moet een gemotiveerde keuze worden gemaakt. Leg daarom vast waarom voor een specifieke goederencode is gekozen. Verwijs ook naar een eventuele BTI of een intern dossier waarin meer informatie is opgenomen. Filter, sorteer en zoek ten slotte periodiek om doublures en onduidelijkheden te voorkomen en uniformiteit te waarborgen.
• Actualiteit: Wanneer aan een artikelstambestand onvoldoende zorg wordt besteed, zal het na verloop van tijd (en dat kan best wel snel gaan) verouderen en onjuiste informatie bevatten. Er moet dan ook voor worden gezorgd dat iemand, in beginsel de (hoofd)verantwoordelijke, voldoende op de hoogte is van alle ontwikkelingen en de jurisprudentie in het douanerecht. Stel daarom procedures op waarin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is en op welke wijze de aanwezige kennis actueel gehouden wordt zodat de actualiteit van het artikelstambestand kan worden gewaarborgd.
• Extern advies en audit: Veel bedrijven hebben een bepaalde hoeveelheid aan kennis en ervaring waarmee ze in staat zijn het grootste gedeelte van de producten te classificeren. Echter, die kennis houdt in veel gevallen ook wel ergens op. Schakel daarom op tijd – wanneer er na verloop van jaren een aanzienlijke UTB komt, is dat namelijk te laat – een externe adviseur in. Voorts geldt dat wanneer u de juistheid en actualiteit van het artikelstambestand niet controleert, de Douane het ooit wél zal komen doen. Verricht daarom periodiek een interne audit of, nog beter, laat periodiek een externe audit uitvoeren en voorkom verrassingen.

6. Aan de slag!

Het gebruik van een artikelstambestand is voor veel bedrijven logisch en zinvol, maar op een of andere manier komt het er toch vaak niet van. Wellicht is dan nu toch het moment gekomen om er mee te beginnen of na te gaan of het artikelstambestand voldoet aan de meest belangrijke vereisten. Mocht u naar aanleiding van deze bijdrage vragen hebben, of wilt u meer weten over de ontbossingsverordening? Neem dan gerust contact op met een van onze specialisten.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.