Het juiste bedrag aan rechten bij invoer betalen; niet te veel en niet te weinig. En niet betalen, als dat niet nodig is. Optimaal gebruik van de douaneregelingen – zoals douanevervoer, actieve veredeling, tijdelijke invoer of opslag in douane-entrepot – is hiervoor onontbeerlijk. Dat vraagt wel een goede administratie en beheersing van de processen.
Specifieke vraag of oplossing nodig?Het aanvragen van een douanevergunning vereist vaak meer dan het schrijven van een verzoek aan de Douane.
U zult op voorhand moeten kijken of uw bedrijf aan de voorwaarden voldoet die noodzakelijk zijn om voor een bepaalde vergunning in aanmerking te komen. Als uw bedrijf eenmaal in het bezit is van de juiste vergunningen, kunt u de douaneprocessen vaak vereenvoudigen, waardoor de totale logistieke afwikkeling versnelt.
Het verkrijgen van een vergunning vergt de nodige tijd. De inspecteur zal een initieel onderzoek gaan instellen om te beoordelen of uw bedrijf aan de voorwaarden voor het verkrijgen van de gevraagde vergunning voldoet.
Voor bepaalde vergunningen zult u zekerheid moeten stellen. Wanneer u de AEO-vergunning hebt, wordt deze zekerheid vaak verlaagd of hoeft u helemaal geen zekerheid te stellen. Kijk voor meer informatie over AEO op onze website.
Veel aangevraagde vergunningen zijn, naast AEO en douane-entrepot, de vergunningen actieve veredeling, passieve veredeling en bijzondere bestemming.
1. Gebruik het aanvraagformulier van de Douane en voor grensoverschrijdende vergunningen het EU-Trader Portal
Voor de aanvraag van douane-vergunningen kunt u de aanvraagformulieren van de Douane gebruiken. Voor de aanvraagformulieren verwijzen wij u naar de website van de Douane.
U kunt vanaf 1 mei 2019 grensoverschrijdende vergunningen aanvragen en wijzigingen doorgeven via het EU-Trader Portal. Hiervoor heeft u e-Herkenning nodig. Grensoverschrijdende vergunningen kunt u niet meer aanvragen met behulp van papieren aanvraagformulieren.
2. Stel vast of de afgegeven vergunning overeenkomt met hetgeen wat u heeft aangevraagd
Het kan voorkomen dat bijvoorbeeld een andere waarde, hoeveelheid of goederencodes zijn afgegeven in de vergunning dan dat u heeft aangevraagd. Ook kan het voorkomen dat de vergunning is afgegeven aan de verkeerde entiteit (afgifte met onjuist EORI-nummer). Dit kan leiden tot vervelende situaties. U mag bijvoorbeeld minder goederen plaatsen onder de regeling dan dat u van plan was. Als u hier niet van op de hoogte bent, kan dit leiden tot een UTB. Indien u het niet eens bent met de afgegeven vergunning, kunt u hiertegen in bezwaar of verzoeken om een wijziging van de vergunning.
3. Stel periodiek vast of u nog aan alle voorwaarden en verplichtingen van de vergunning voldoet
Controleer tijdens de interne controles of u nog aan alle verplichtingen en voorwaarden voldoet van de vergunning. Heeft u tijdig de aanzuiveringsafrekening ingediend, zijn de juiste goederen onder de regeling geplaatst, is de afgegeven vergunning nog voldoende of moet de huidige vergunning worden uitgebreid? Dit zijn onderdelen die u tijdens de interne controle kunt vaststellen. Door de uitkomsten van de interne controles kunt u – indien nodig – tijdig actie ondernemen, door bijvoorbeeld een uitbreiding van de vergunning aan te vragen.
4. Laat een externe audit uitvoeren
Om een zo compleet en objectief mogelijk beeld te krijgen, kan het zinvol zijn om een externe audit uit te laten voeren. Natuurlijk bent u zelf in staat om diverse interne controles en audits uit te voeren, maar ‘de slager keurt dan wel zijn eigen vlees’. Een externe audit laten uitvoeren bij uw bedrijf heeft vele voordelen. Hoe stelt u vast of u altijd aan alle voorwaarden van de vergunning voldoet? En weet iedereen binnen uw bedrijf welke goederen onder de regeling mogen worden geplaatst? Signaleert u tijdig dat andere goederen of te veel goederen onder de vergunning worden geplaatst? Tijdens een externe audit stellen wij niet alleen vast of alles wel goed gaat, maar geven wij ook tips en trucs. Bijvoorbeeld over het verlagen van zekerheid, individuele voorwaarden afspreken met de Douane of het opstellen van procedures.
Praktische informatie om u op weg te helpen.
De afgegeven vergunning is een beschikking. U kunt in bezwaar gaan tegen de beschikking. De bezwaartermijn bedraagt zes weken. Meer informatie over de bezwaarprocedure, vindt u hier.
Het stellen van contante zekerheid is een van de mogelijkheden om zekerheid te stellen, maar er zijn meer mogelijkheden. Zo kunt u ook een bankgarantie of borg stellen. Soms is het mogelijk om een hypotheek of een pandrecht te gebruiken. Dit vraagt echter om een goede analyse wat in het specifieke geval de beste oplossing voor uw bedrijf is.
Als aan u douanevergunningen zijn verleend, dan moet u ook aan bepaalde verplichtingen voldoen. Deze verplichtingen zullen deels fysiek en deels administratief zijn. Een belangrijke verplichting is dat u erop toeziet dat u de vergunning alleen gebruikt voor de daarin opgenomen goederen. Een ander element is dat u de in de vergunning genoemde hoeveelheids- en waardegrenzen niet overschrijdt. Voldoet u niet (meer) aan de voorwaarden of verplichtingen, dan kan de Douane een UTB aan u opleggen.
