Bij douaneformaliteiten is de juiste goederencode van groot belang. Aan de hand van deze code wordt de hoogte van het douanerecht vastgesteld, of een tariefpreferentie (lager recht) geldt en welke formaliteiten van toepassing zijn. Denk bijvoorbeeld aan een invoer- of een uitvoervergunning of zelfs een invoerverbod. Het vaststellen van de juiste goederencode is echter niet altijd een eenvoudige opdracht.
Specifieke vraag of oplossing nodig?Het vaststellen van de juiste goederencode is niet eenvoudig. Zeker niet als u te maken heeft met een grote verscheidenheid aan goederen die regelmatig worden ingevoerd. Om er voor te zorgen dat u steeds de juiste, zelfde en actuele goederencode gebruikt, is het zinvol om te werken met een artikelstambestand. Een “(article)database” waarin alle goederen inclusief de juiste goederencodes zijn opgenomen.
Het maken en gebruiken van een artikelstambestand kent een aantal valkuilen. Wij kunnen u uitleggen welke informatie u nodig heeft voor een artikelstambestand, hoe u dit bestand opzet en – belangrijker nog – hoe u de controle hierop uitvoert en het bestand actueel en juist houdt.
In de dagelijkse praktijk van de aangever wordt regelmatig gebruik gemaakt van wat wij mogelijk een artikelstambestand kunnen noemen. Meestal heeft men de beschikking over een lijst van aan te geven goederen die in de loop der tijd steeds is aangevuld met nieuwe goederen(codes).
Soms bestaat zo’n lijst uit een Excelbestand. Vaak is er echter slechts sprake van diverse (papieren) lijstjes die handmatig worden aangevuld. Dit lijstje wordt op enig moment vervangen door een nieuwe lijst waarop de nieuwe goederen dan zijn “opgeplust”. Kort door de bocht, er is geen sprake van een artikelstambestand, doch van een lijstje met slechts een aantal artikelnummers die gekoppeld zijn aan een goederencode.
Om van dit lijstje een artikelstambestand te maken, moet u aanvullende informatie hebben van de betreffende goederen. Waar moet u dan aan denken?
Het makkelijkste is dat u begint met de standaardinformatie die nodig is voor het indelen van goederen in de nomenclatuur. Denkt u hierbij aan bijvoorbeeld de algemene naam van het artikel. Hoe wordt het artikel in het dagelijks gebruik genoemd?
Een voorbeeld. Een specifieke autoband van rubber voor personenauto’s heeft artikelnummer AB 19/245/Z. Dit artikelnummer is voor degene die er dagelijks mee werkt gesneden koek. Een derde partij zoals de Douane en mogelijk ook een logistieke dienstverlener weet echter niet wat dit betekent.
Een extra kolom waarin is vermeld dat het hier een buitenband van rubber voor personenauto’s betreft, geeft al veel duidelijkheid. Een verwijzing naar een catalogus kan ook verhelderend werken. Is deze niet voorhanden, maar wel een webshop of een internetsite waar de verschillende goederen zijn opgenomen, dan kunt u hier naar verwijzen.
1. Omschrijving van het product
Om er voor te zorgen dat een juiste classificatie plaatsvindt, raden wij aan om voorafgaand de criteria voor de indeling vast te stellen.
Aan de hand van deze criteria kan degene die de omschrijvingen van het product in het artikelstambestand (of bijvoorbeeld een Warehouse Management Systeem) plaatst, de juiste omschrijving (die voldoet aan de tarieftechnische criteria) en voldoende details vermelden. Controleer ook periodiek (achteraf) of de goederen voldoende specifiek zijn omschreven en of de specificaties in de tussentijd niet zijn gewijzigd (bijvoorbeeld een andere processor of iets dergelijks).
2. Zorg voor de juist informatie
Faciliteer dat gebruikers van het artikelstambestand de juiste informatie hebben om het bestand te vullen en te gebruiken. Volgt de informatie uit het systeem of uit de inklaringsopdracht? Is er extra informatie nodig van een externe partij? Laat het in ieder geval niet afhangen van uitsluitend “google-acties”, maar zorg ook voor “contactinformatie” van de opdrachtgever of producent.
3. Structuur artikelstambestand
Zorg er ook voor dat het artikelstambestand een duidelijke en eenduidige structuur heeft. Enerzijds moeten de goederen in voldoende detail worden omschreven, maar er moet ook zorg worden gedragen voor een eenduidige woordkeuze in de beschrijving. Ook is het noodzakelijk dat wijzigingen in het artikelstambestand zichtbaar en raadpleegbaar blijven, bijvoorbeeld in een logbestand. Een eenvoudig voorbeeld. Als u de ene keer het woord “fiets” gebruikt en de andere keer het woord “rijwiel”, dan gaat het op enig moment niet goed.
4. Actualiteit
Wanneer aan een artikelstambestand onvoldoende zorg wordt besteed, veroudert het bestand na verloop van tijd (en dat kan best wel snel gaan) en bevat het onjuiste informatie. Het is aan te raden om iemand, in beginsel de (hoofd)verantwoordelijke, voldoende op de hoogte te laten zijn van alle ontwikkelingen en de jurisprudentie van het douanerecht. Stel daarom procedures op waarin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is en op welke wijze de aanwezige kennis actueel wordt gehouden. De actualiteit van het artikelstambestand wordt dan namelijk gewaarborgd.
5. Motivering van de classificatie
Bij een latere discussie moet duidelijk zijn hoe de goederencode is vastgesteld. In veel gevallen zal er niet veel reden voor onduidelijkheid bestaan. Indien dit wel het geval is, dan moet een gemotiveerde keuze worden gemaakt. Leg daarom vast waarom voor een specifieke goederencode is gekozen. Verwijs ook naar een eventuele BTI of een intern dossier waarin meer informatie is opgenomen. Filter, sorteer en zoek ten slotte periodiek om doublures en onduidelijkheden te voorkomen en uniformiteit te waarborgen.
Praktische informatie om u op weg te helpen bij Artikelstambestand.
Goederencodes kunnen het gehele jaar wijzigen. Eén keer per jaar – op 1 januari – vindt de formele wijziging plaats door middel van een wijziging in de “tabel van de rechten” uit de originele Verordening 2658-87 (GN). Het is dus zaak om minimaal één keer per jaar – na 1 januari – uw huidige artikelstambestand te controleren. Daarnaast vindt er halfjaarlijks – 1 juli – een informele wijziging/publicatie plaats. Wij adviseren om minimaal twee keer per jaar uw goederencodes te controleren en vast te stellen of er wijzigingen hebben plaatsgevonden.
Een juiste basis is essentieel. Wij adviseren – indien u nog niks heeft – om met een Excelbestand te beginnen. Zet in kolom 1 (A): Artikelnummer, kolom 2 (B) product omschrijving/benaming, kolom 3 (C) TARIC-code. Gebruik ook altijd een kolom met opmerkingen. Zet daar bijvoorbeeld aantekeningen in die gebruikt zijn bij het vaststellen van de code, maar ook verwijzingen naar de toelichting. Verder neemt u een kolom op waarin u aangeeft of er BTI’s zijn afgegeven voor bepaalde goederen. Op deze manier heeft u al een overzichtelijk artikelstambestand. Uiteraard kan een dergelijk bestand in de loop van de tijd uitgebreid worden met extra kolommen. Zorg ervoor dat inactieve of verlopen goederen niet worden opgenomen in de lijst. Dit Excel bestand vormt de basis. U kunt dit eventueel uploaden in uw ERP systeem.
Wij kunnen door middel van een – gratis – quickscan constateren of de goederencodes verlopen of verouderd zijn. Deze rapportage vormt het startpunt. Op basis van het foutpercentage geven wij u u een specifieke aanbeveling voor de meest passende oplossing voor uw organisatie.
