AEO vereist blijvende aandacht – bouwen aan douane-compliance

1. Inleiding

In dit artikel bespreken wij wat ervoor nodig is om aantoonbaar ‘in control’ te zijn. Daarbij komen onder andere aan bod: de betekenis en waarde van AEO, de opbouw van een AEO-Control Framework, het belang van procedures, de rol van interne controles, audits en – niet te vergeten – de opvolging van bevindingen. Ook gaan we in op de samenwerking binnen organisaties: AEO-compliance is immers geen solovoorstelling van de douaneafdeling.

2. AEO in vogelvlucht

De kern van het AEO-concept is het versterken van de veiligheid in de internationale toeleveringsketen en het vereenvoudigen van douaneprocessen voor betrouwbare marktdeelnemers. Er zijn twee varianten: AEO-C (Customs Simplifications) en AEO-S (Security and Safety). Beide kennen vergelijkbare basisvoorwaarden: naleving van wet- en regelgeving, een betrouwbare administratie, financiële stabiliteit, en vakbekwaam personeel. Voor AEO-S komt daar een verplicht veiligheidsbeleid bij.

Het verkrijgen van een AEO-vergunning is niet eenvoudig. Een bedrijf moet via een uitgebreide self-assessment aantonen dat het aan alle voorwaarden voldoet. In ruil daarvoor biedt de AEO-status aanzienlijke voordelen: minder fysieke en administratieve controles, voorrang bij inspecties, lagere vereiste zekerheden en – minstens zo belangrijk – een kwaliteitskeurmerk dat door veel handelspartners wordt geëist. Het verliezen van de vergunning kan dan ook verstrekkende gevolgen hebben. Blijvend voldoen aan de AEO-voorwaarden is daarom geen luxe, maar noodzaak.

3. AEO-compliance vraagt om structuur: het Control Framework

AEO draait om aantoonbare beheersing. Dat betekent dat een bedrijf op elk moment moet kunnen uitleggen en laten zien welke maatregelen zijn genomen om douanerisico’s te beheersen. De basis daarvan ligt in een helder gestructureerd AEO-Control Framework, bestaande uit vier pijlers: procedures, interne controles, audits en documentatie.

De meeste bedrijven beschikken over basisprocedures voor douanewerkzaamheden. Toch blijkt in de praktijk dat het moeilijk is om die procedures actueel, volledig én werkbaar te houden. En dat is waar het Control Framework een cruciale rol speelt: het maakt compliance niet afhankelijk van losse initiatieven, maar borgt het systematisch in de organisatie.

4. Van risicoanalyse naar praktische beheersmaatregelen

Een solide framework begint bij een goede risicoanalyse. Waar kunnen zaken misgaan? Welke processen zijn kwetsbaar? Door risico’s te identificeren, ontstaat zicht op de noodzaak van beheersmaatregelen: procedures, werkinstructies, en controles. Denk aan processen als klantacceptatie, classificatie van goederen, oorsprong, douanewaarde, of aangifteprocessen (invoer, uitvoer, vervoer, entrepot). Elk risico verdient zijn eigen aanpak.

De bijbehorende procedures moeten helder zijn. Wie doet wat, wanneer en hoe? Welke afwijkingen kunnen zich voordoen, en hoe wordt daarop gereageerd? Uniformiteit in opbouw en formulering is daarbij essentieel. Door in elke procedure expliciet te beschrijven wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaat duidelijkheid én controleerbaarheid.

5. Interne controles: toetsing van de praktijk

Procedures zijn één ding, maar ze moeten ook worden nageleefd. Daarom zijn interne controles – IC’s – onmisbaar. Een IC is een toetsmoment, uitgevoerd door het bedrijf zelf, om te controleren of werkzaamheden conform afspraken verlopen. Het doel: fouten opsporen én herhaling voorkomen.

Een goede IC beschrijft:
– Welk risico wordt afgedekt;
– Wat er gecontroleerd wordt, en op welke manier;
– Hoe vaak en met welke steekproefomvang;
– Wanneer iets als conform of niet-conform geldt;
– Hoe bevindingen worden vastgelegd; en
– Welke corrigerende (terugwerkende kracht) en preventieve (toekomstgerichte) maatregelen volgen.

Controles kunnen gericht zijn op allerlei processen, van juistheid van goederencodes tot het controleren van volmachten voor vertegenwoordiging. Het is ondoenlijk om álle processen 100% te controleren. Daarom ligt de nadruk op risicovolle processen, gekoppeld aan volume, impact en compliancegevoeligheid.

Een voorbeeld: een douane-expediteur met een beperkt aantal nieuwe klanten per maand kan iedere volmacht individueel controleren. Maar bij grote volumes is steekproefgewijze controle effectiever. Daarbij gaat het om de juiste ondertekening, entiteit en geldigheid van de volmacht.

6. Audits: de kwaliteitscontrole op de controle

Naast IC’s zijn audits nodig: systematische, bredere beoordelingen van de werking van het AEO-beheerssysteem. Een interne audit controleert of IC’s daadwerkelijk worden uitgevoerd, correct zijn vastgelegd en opgevolgd. Belangrijk is dat deze audits onafhankelijk worden uitgevoerd – niet door degene die het proces of de IC zelf beheert. Bij voorkeur komt de auditor uit een andere afdeling of is het een leidinggevende.

Onderwerpen voor audits zijn onder meer:
– Is de frequentie van IC’s op orde?
– Worden de juiste aspecten gecontroleerd?
– Worden de uitkomsten vastgelegd én opgevolgd?
– Moeten procedures of IC’s worden aangepast?

In het begin zijn audits mogelijk intensiever. Na verloop van tijd kan worden volstaan met een kwartaalfrequentie. Daarnaast zijn er thema’s die jaarlijks terugkomen, zoals de bewaarplicht, incidentregistratie en wijzigingsbeheer.

Externe audits, uitgevoerd door een onafhankelijke partij, kunnen helpen om blinde vlekken op te sporen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de uitvoering van controles, maar ook naar de opbouw en werking van het hele framework. Vooral voor bedrijven die voor het eerst een AEO-vergunning aanvragen of vernieuwen, kan dit waardevol zijn.

7. Succesfactoren: communicatie en opvolging

Een veelgehoorde valkuil is dat bevindingen uit IC’s of audits niet worden opgevolgd. Terwijl juist die opvolging het verschil maakt tussen een papieren systeem en échte compliance. Het corrigeren van fouten, het aanpassen van werkwijzen, en het geven van gerichte feedback aan medewerkers is essentieel om herhaling te voorkomen.

Daarvoor is een goede communicatiestructuur nodig. AEO-compliance is geen exclusieve taak van de douaneafdeling. Thema’s als veiligheid, personeel, IT, inkoop en finance raken allemaal aan AEO-voorwaarden. Een multidisciplinair compliance team, waarin alle relevante afdelingen zijn vertegenwoordigd, maakt samenwerking structureel.

8. Conclusie: investeren in borging = investeren in continuïteit

De AEO-vergunning blijft een waardevol instrument voor bedrijven in de internationale handel. Met de komst van Trust & Check Trader blijft het belang van AEO onverminderd groot. Sterker nog: TCT veronderstelt een minimaal AEO-niveau van compliance.

Dat betekent: zorg voor een robuust AEO-Control Framework, investeer in duidelijke procedures, risicogerichte interne controles, en een goed functionerend auditmechanisme. Maar bovenal: zorg dat het framework leeft binnen de organisatie, en niet alleen in de documentenmap van de douanemanager.

Want wie AEO serieus neemt, werkt niet alleen aan douanevertrouwen, maar ook aan de duurzaamheid en veerkracht van zijn organisatie.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.