Verantwoordelijkheid van de expediteur

1. De rol van de expediteur binnen export control

Een expediteur is niet reeds vanwege zijn rol als logistiek dienstverlener de exporteur in de zin van de Dual-use verordening. De vergunningplicht en verschillende andere verplichtingen uit die verordening rusten in beginsel op de exporteur. Dat neemt niet weg dat de expediteur, afhankelijk van zijn eigen rol en handelingen, zelfstandige verplichtingen kan hebben.

Welke verantwoordelijkheid op een expediteur rust, hangt mede af van de rol die hij in de transactie vervult. Een expediteur die uitsluitend het vervoer organiseert, bevindt zich in een andere positie dan een expediteur die als douanevertegenwoordiger de uitvoeraangifte indient. Bij directe vertegenwoordiging handelt de douanevertegenwoordiger in naam en voor rekening van de vertegenwoordigde. Bij indirecte vertegenwoordiging handelt hij in eigen naam en is hij zelf de aangever. Ook bij directe vertegenwoordiging heeft de douanevertegenwoordiger die de aangifte indient eigen verplichtingen ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie en de daarbij gebruikte documenten.

2. Eigen verantwoordelijkheid bij douanevertegenwoordiging

Wanneer een expediteur de uitvoeraangifte indient als douanevertegenwoordiger, is zijn rol niet uitsluitend administratief. Het DWU verbindt aan het indienen van een aangifte eigen verplichtingen ten aanzien van onder meer de juistheid en volledigheid van de verstrekte gegevens en de gebruikte onderliggende documenten.

Daarbij komt dat expediteurs in de praktijk vaak beschikken over informatie die andere partijen niet volledig overzien. Denk aan afwijkende routes, onduidelijke goederenomschrijvingen, ontbrekende of onduidelijke vergunning informatie, risicolanden of klanten die haast zetten achter een zending zonder volledige documentatie te verstrekken.

Stel dat een expediteur de douaneformaliteiten verzorgt voor technische apparatuur naar een gevoelige bestemming. De documenten bevatten slechts een algemene omschrijving, zoals ‘machine parts’, en technische details ontbreken. De expediteur hoeft niet zelfstandig een volledige technische classificatie uit te voeren. Dient hij als douanevertegenwoordiger de aangifte in, dan moet echter voldoende informatie beschikbaar zijn om de gegevens en bescheidcodes verantwoord te kunnen gebruiken. Zonder nadere informatie ligt verwerking van de aangifte dan niet voor de hand. Dat betekent niet dat de expediteur steeds zelfstandig een volledige technische classificatie moet uitvoeren. Wanneer hij echter als douanevertegenwoordiger de aangifte indient, moet voldoende informatie beschikbaar zijn om de daarin opgenomen gegevens en bescheidcodes verantwoord te kunnen gebruiken. Bij een algemene omschrijving als ‘machine parts’, een gevoelige bestemming en ontbrekende technische informatie ligt het daarom voor de hand de aangifte niet zonder nadere informatie te verwerken.

3. De Y901-valkuil

Bij bepaalde GN-codes bevat het Gebruikstarief een verwijzing naar de dual-use lijst. Wanneer de betreffende goederen niet op die lijst zijn opgenomen en op grond van de betreffende dual-use verwijzing geen vergunning is vereist, wordt in de aangifte de fictieve bescheidcode Y901 vermeld. Met deze code wordt aangegeven dat het product niet is opgenomen in de lijst van dual-use-items.

Het vermelden van Y901 is daarmee niet louter een administratieve handeling. Degene die de aangifte indient, moet voldoende basis hebben voor het gebruik van de code. De expediteur hoeft daarvoor niet steeds zelfstandig een volledige technische classificatie uit te voeren, maar kan Y901 evenmin overnemen wanneer de beschikbare informatie onvoldoende of tegenstrijdig is. Bovendien zegt Y901 alleen iets over opname op de dual-uselijst; andere vergunningplichten of verboden, bijvoorbeeld vanwege eindgebruik of sanctiewetgeving, kunnen daarnaast van toepassing zijn.

4. Signaleren en escaleren

Dit zou nog kunnen worden samengevoegd als je ruimte nodig hebt:
Naast zijn eventuele eigen verantwoordelijkheid voor de aangifte heeft de expediteur een belangrijke signalerende en procesmatige rol. Interne instructies moeten duidelijk maken welke bestemmingen, goederen, klanten of omstandigheden extra aandacht of escalatie vereisen.

Afhankelijk van de omstandigheden kan dat betekenen dat aanvullende vragen worden gesteld, nadere documentatie wordt opgevraagd, de aangifte tijdelijk wordt opgeschort of specialistisch advies wordt ingewonnen.

Wanneer de expediteur door zijn eigen handelen een toepasselijk exportcontrole- of sanctieverbod overtreedt, kan ook handhaving of strafrechtelijke aansprakelijkheid in beeld komen. Dat geldt eveneens wanneer het handelen van de expediteur kwalificeert als strafrechtelijke deelneming of als verboden sanctieomzeiling. Het enkele bestaan van een risicosignaal betekent niet automatisch dat sprake is van strafrechtelijke aansprakelijkheid, maar duidelijke signalen negeren kan de positie van de expediteur wel aanzienlijk verslechteren. Een volmacht of contractuele taakverdeling sluit een eventuele eigen verantwoordelijkheid niet uit.

5. Het belang van documentatie

Een goede vastlegging is daarbij essentieel. Leg vast welke informatie beschikbaar was, welke vragen zijn gesteld, welke antwoorden zijn ontvangen en op welke gronden is besloten de zending wel of niet verder te verwerken. Daarmee kan hij achteraf inzichtelijk maken welke informatie beschikbaar was, welke vragen zijn gesteld, welke antwoorden zijn ontvangen en op welke gronden is besloten de zending wel of niet verder te verwerken.

Export control hoort daarom onderdeel te zijn van het reguliere risicobeheer. Niet iedere zending hoeft van A tot Z te worden onderzocht, maar relevante signalen moeten worden herkend en waar nodig tot passende actie leiden.

Customs Knowledge kan expediteurs helpen bij het opstellen van praktische procedures, signalenlijsten en escalatieprocessen die aansluiten bij de dagelijkse logistieke praktijk.

Heeft u vragen over de rol van expediteurs binnen export control? Neem dan vooral contact op met een van onze adviseurs.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.