Een end user statement (hierna: EUS) is een belangrijk document dat wordt ingezet om zowel de eindgebruiker als het eindgebruik van dual-use goederen te specificeren. Het vormt een verklaring van de koper of ontvanger, waarin wordt bevestigd dat de goederen uitsluitend voor de aangegeven doeleinden zullen worden gebruikt en expliciet niet voor verboden toepassingen.
Ook als goederen niet onder een vergunningplicht vallen, wordt het sterk aanbevolen om een EUS op te vragen. Dit document kan namelijk een waardevolle aanvulling zijn op het interne compliance-programma. In onze praktijk ontvangen wij regelmatig vragen van cliënten over de noodzaak, toepassing en monitoring van het EUS. In dit artikel gaan wij dieper in op deze specifieke aspecten.
Indien een goed wordt geleverd, waarbij het verplicht is om een EUS op te maken, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
Het is van belang dat alle informatie in het EUS consistent is met de andere documentatie die bij de exporttransactie hoort, zoals de contracten en facturen. Werk het EUS bovendien regelmatig bij om ervoor te zorgen dat het aan de nieuwste wet- en regelgeving voldoet. Dit is vooral belangrijk in het geval van wijzigingen in de bestemmingslanden, of bij een wijziging in de aard van de goederen.
Let op, een EUS is niet volledig vormvrij, maar er zijn geen strikt voorgeschreven formats door de Europese Unie of andere instanties. Wel zijn er richtlijnen en best practices die aangeven welke informatie een EUS idealiter moet bevatten om te voldoen aan de vereisten voor exportcontrole en naleving. Onder andere het Wassenaar Arrangement en andere non-proliferatieverdragen bieden richtlijnen voor de inhoud van EUS, hoewel ze geen bindende formats opleggen.
Hierna zijn een aantal elementen opgenomen, die een EUS minimaal dient te bevatten:
Naast het voorgaande kunnen sommige landen of bedrijven specifieke formulieren of formats vereisen. Exporteurs kunnen bovendien hun eigen EUS-templates ontwikkelen die aan de behoeften van hun handelspartners voldoen.
Customs Knowledge heeft een EUS template opgesteld welke kwalificeert aan de huidige actuele EU wetgeving en criteria zoals gesteld door onder andere het CDIU. Wij kunnen u bovendien helpen bij het opstellen van een specifieke – maatwerk – EUS.
Een EUS kan essentieel zijn om te waarborgen dat producten uitsluitend voor eigen gebruik door de eindgebruiker worden aangewend en niet zonder toestemming worden doorverkocht. Bij leveringen aan groothandels of distributeurs moet de EUS expliciet aangeven of doorverkoop binnen bepaalde markten of aan specifieke eindgebruikers is toegestaan. Elke partij in de keten dient de voorwaarden van de EUS te respecteren, om te voorkomen dat producten terechtkomen bij onbevoegde eindgebruikers of landen met exportrestricties. Het niet naleven van de EUS kan juridische en financiële consequenties hebben, zoals sancties of verlies van exportvergunningen.
Het is daarom cruciaal dat leveranciers ervoor zorgen dat groothandels zich bewust zijn van hun verplichtingen onder de EUS en deze doorgeven aan hun klanten. De EUS moet ook duidelijke instructies bevatten voor doorverkoop, met een verplichting voor groothandels om eindgebruikers te identificeren en documenteren. Leveranciers dienen bovendien schriftelijke bevestiging te verkrijgen dat de eindgebruiker akkoord gaat met de EUS-voorwaarden voordat producten worden doorverkocht.
Regelmatige controle op naleving van de EUS, met name bij leveringen aan groothandels, is noodzakelijk, en het is raadzaam om een clausule in de verkoopovereenkomst op te nemen die de groothandel verplicht een EUS van de eindgebruiker te verkrijgen.
Bij het opstellen van een EUS is het cruciaal om de juiste legalisatieprocedures in acht te nemen. In onze praktijk zien we regelmatig dat het legalisatieproces voor cliënten een obstakel vormt. Afhankelijk van de bestemming en het type product kunnen verschillende legalisaties noodzakelijk zijn. Vaak denken cliënten alle stappen te hebben doorlopen, maar bij indiening bij het CDIU blijkt de EUS in sommige gevallen niet conform, omdat de juiste legalisatie ontbreekt.
De legalisaties kunnen uiteenlopen van een notariële bekrachtiging, waarbij de bevoegdheid van de ondertekenaar wordt geverifieerd, tot een consulaire legalisatie, waarbij de geldigheid van het document wordt bevestigd door de consulaire afdeling van het bestemmingsland. Het is daarom essentieel om per case vast te stellen welke legalisatievorm vereist is om aan de regelgeving te voldoen. Hierna hebben we enkele voorbeelden van mogelijkheden tot legalisatie opgenomen:
Notariële bekrachtiging: In sommige gevallen kan het nuttig of zelfs vereist zijn om een EUS notarieel te laten bekrachtigen. Dit houdt in dat een notaris de handtekening van de eindgebruiker verifieert en bevestigt dat deze persoon bevoegd is om namens het bedrijf te handelen.
Consulaire legalisatie: Voor bepaalde bestemmingen kan consulaire legalisatie noodzakelijk zijn. Dit betekent dat het EUS door de consulaire afdeling van het land van bestemming wordt gelegaliseerd om de geldigheid en echtheid ervan te bevestigen.
Legalisatie door bevoegde autoriteiten: In veel landen moet de eindgebruikersverklaring worden gelegaliseerd door de bevoegde autoriteiten of een door hen gemachtigde instantie, zoals de (lokale) Kamer van Koophandel.
Voor elke specifieke case, bedrijf, product, bestemming en eindgebruiker moet worden vastgesteld welke vorm van legalisatie vereist is.
Een End User Statement (EUS) is een cruciaal instrument binnen exportcontrole, zelfs wanneer er geen vergunningplicht geldt voor de betreffende goederen. Het opvragen van een EUS biedt meerdere voordelen voor exporteurs, waaronder het verifiëren van het eindgebruik, het naleven van exportregelgeving, het voorkomen van misbruik en het beperken van aansprakelijkheid. Bovendien draagt een EUS bij aan het interne compliance-programma van een bedrijf door een extra laag documentatie en risicobeheer te bieden.
Customs Knowledge biedt ondersteuning bij het opstellen en legaliseren van een EUS, waarbij voldaan wordt aan de meest recente EU-wetgeving en internationale richtlijnen. In dat kader heeft Customs Knowledge een EUS template opgesteld die voldoet aan de huidige actuele EU wetgeving en criteria zoals gesteld door onder andere het CDIU.
Mocht u meer willen weten over de inhoud van een EUS of het inrichtingen van uw export compliance proces, neem dan gerust contact op met een van onze specialisten!
Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.
