Iedereen kan een douaneaangifte indienen, maar toch is het werk voor specialisten. Bij het doen van een douaneaangifte gelden namelijk veel verplichtingen, bijzonderheden en uitzonderingen. Daarom zijn er ook partijen die zich hierin hebben gespecialiseerd en als vertegenwoordiger optreden; de douane-expediteur. Als achteraf blijkt dat de aangifte onjuist was, ontstaat vaak discussie over de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Probeer dit voor te zijn en maak goede afspraken.
Iedere dag worden vele douaneaangiften ingediend. Zowel invoer- als uitvoeraangiften, maar ook aangiften voor het plaatsen van goederen onder een bijzondere regeling en aangiften douanevervoer. Aangiften kunnen per transactie of periodiek worden ingediend.
De Douane heeft verschillende systemen voor het indienen van douaneaangiften. Deze systemen worden periodiek vernieuwd. Zo werd tot eind 2023 gebruikgemaakt van het systeem AGS. Inmiddels is dat systeem vervangen door DMS (Douaneaangiften Management Systeem). Deze wijziging had impact op plaatsings-, invoer- en uitvoeraangiften, maar ook op de voormalige douaneprocedures geautomatiseerde periodieke aangifte (GPA) en de schriftelijke periodieke aangifte (SPA).
Bij e-commerce-zendingen bestaat een systeem voor een vereenvoudigde aangifte. Vanaf 1 juli 2021 worden e-commerce-aangiften ingediend via DECO.
U kunt zelf aangiften doen, maar u kunt ook aangiften laten doen door een expediteur. Lees hierover meer op onze website onder vertegenwoordiging.
Praktische tips
1. Drie scenario’s binnen DMS
De geautomatiseerde periodieke aangifte (GPA) die binnen AGS mogelijk was, is inmiddels verdwenen. De Europese Commissie heeft een dataset ontwikkeld en de vereiste aangiftegegevens verankerd in bijlage B van Verordening 2015/2446 (de GVo.DWU). Deze dataset is geïmplementeerd in Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Binnen DMS zijn er drie aangiftevarianten mogelijk:
- De normale aangifteprocedure
- Inschrijving in de administratie met aanbrengbericht en een aanvullende aangifte
- Inschrijving in de administratie met ontheffing van aanbrengbericht (ketenregeling), maar wel met het indienen van een aanvullende aangifte
Het eerste scenario komt er – kort gezegd – op neer dat bedrijven via het normale aangiftesysteem aangiften indienen. Bij het tweede en derde scenario schrijven bedrijven de goederen in hun eigen administratie in, sturen al dan niet een aanbrengbericht aan de Douane en dienen binnen tien dagen na de inschrijving in de administratie een aanvullende aangifte in. De keuze voor een van deze varianten hangt onder meer af van uw vergunningen, processen en gewenste mate van controle.
Wij adviseren u graag in de wijze van aangeven.
2. Kies bewust de juiste vorm van vertegenwoordiging
Een groot gedeelte van de douaneaangiften wordt ingediend via een douane-expediteur. Daarbij zijn drie varianten mogelijk:
- Directe vertegenwoordiging
De expediteur handelt in naam en voor rekening van de opdrachtgever. De opdrachtgever (belanghebbende) moet in de EU zijn gevestigd. In beginsel is de opdrachtgever schuldenaar en niet de douanevertegenwoordiger. - Indirecte vertegenwoordiging
De expediteur handelt in eigen naam, maar voor rekening van de opdrachtgever. Deze vorm kan ook worden gebruikt voor opdrachtgevers buiten de EU. Zowel de expediteur als de opdrachtgever zijn hoofdelijk schuldenaar van de douaneschuld. - Op eigen naam en voor eigen rekening
In dit geval is er douanetechnisch geen sprake van vertegenwoordiging. De expediteur dient de aangifte in als aangever en is zelf schuldenaar van de douaneschuld. Een toelating douanevertegenwoordiger is niet vereist.
De keuze voor een vorm van vertegenwoordiging heeft directe gevolgen voor aansprakelijkheid en risicoverdeling. Leg deze keuze daarom expliciet vast en zorg dat deze aansluit bij uw contractuele afspraken en praktijk.
3. Leg verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid vast
In douaneaangiften worden veel gegevens opgenomen. De goederencode, waarde en oorsprong van de goederen, maar ook de aantallen en gewichten zijn belangrijke elementen in de aangifte. Wanneer u als expediteur optreedt en namens een opdrachtgever aangiften indient, dan krijgt u (een deel van) de gegevens van uw opdrachtgever. Ook wanneer u aangiften op eigen naam en voor eigen rekening indient, heeft u bepaalde gegevens ter beschikking. Wie is verantwoordelijk voor deze gegevens? Wat gebeurt er als de gegevens onjuist zijn? Het is belangrijk om hier afspraken over te maken met uw opdrachtgever en die vast te leggen in een overeenkomst.
Zorg ervoor dat u de juiste gegevens beschikbaar heeft en leg onder meer vast of uzelf of uw opdrachtgever de gegevens bewaart. Lees meer hierover op onze website onder vertegenwoordiging.
