Algemene voorwaarden: zijn ze wel van toepassing?

1. Waarom is dit belangrijk?

Algemene voorwaarden bevatten vaak belangrijke afspraken. Denk aan bepalingen over betaling, klachten, aansprakelijkheid, eigendomsvoorbehoud, overmacht, toepasselijk recht en bevoegde rechter. In de logistieke en douanepraktijk kunnen algemene voorwaarden daarnaast van belang zijn voor de onderlinge verdeling van verantwoordelijkheden en financiële risico’s, bijvoorbeeld bij onjuiste aangiftegegevens, vertraging of schade aan goederen.

Als algemene voorwaarden geen onderdeel van de overeenkomst zijn geworden of met succes worden vernietigd, kan dat grote gevolgen hebben. Een aansprakelijkheidsbeperking biedt dan mogelijk geen bescherming. Ook een eventueel eigendomsvoorbehoud kan dan mogelijk niet worden ingeroepen of afspraken over klachtenprocedures, betalingstermijnen, toepasselijk recht of geschillenbeslechting kunnen dan geheel of gedeeltelijk buiten toepassing blijven.

Juist wanneer discussie ontstaat, wordt vaak pas gekeken of de algemene voorwaarden wel gelden. Dan is het meestal te laat om dit nog te repareren.

2. Toepasselijkheid: alleen verwijzen is niet altijd genoeg

De eerste stap is dat algemene voorwaarden tijdig van toepassing worden verklaard. Dat betekent dat vóór of bij het sluiten van de overeenkomst duidelijk moet zijn dat uw algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard op de overeenkomst en de wederpartij het aanbod heeft aanvaard. Bij voorkeur middels een handtekening, maar dat is niet altijd noodzakelijk. Ook uit gedragingen van een wederpartij kan blijken dat deze de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden aanvaardt door bijvoorbeeld niet te protesteren tegen het gebruik ervan.

Het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden kan bijvoorbeeld worden gedaan in een offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst of digitaal bestelproces. Een verwijzing op een factuur is vaak te laat, omdat de overeenkomst dan meestal al is gesloten.

Ook moet duidelijk zijn welke voorwaarden gelden. Dat is vooral belangrijk als uw onderneming met meerdere sets voorwaarden werkt. Bijvoorbeeld aparte verkoopvoorwaarden, inkoopvoorwaarden, logistieke voorwaarden of voorwaarden voor douanevertegenwoordiging.

In de praktijk ontstaat discussie wanneer:
• de voorwaarden pas op de factuur worden genoemd;
• alleen op de website staat dat voorwaarden gelden;
• de voorwaarden niet zijn meegestuurd of beschikbaar gesteld;
• verschillende documenten naar verschillende voorwaarden verwijzen;
• de wederpartij eigen inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart;
• niet duidelijk is of FENEX-voorwaarden, eigen voorwaarden of beide sets voorwaarden gelden.

3. Ter hand stellen: geef de wederpartij toegang tot de voorwaarden

Naast het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden moet de wederpartij in beginsel een redelijke mogelijkheid krijgen om daarvan kennis te nemen. Dit wordt vaak aangeduid als het ’ter hand stellen’ van algemene voorwaarden.

Hoe de voorwaarden moeten worden verstrekt, hangt mede af van de manier waarop de overeenkomst wordt gesloten. Dat kan bijvoorbeeld op papier, als bijlage bij een e-mail of digitaal op een manier waarop de wederpartij de voorwaarden kan opslaan en later opnieuw kan raadplegen.

Een enkele mededeling dat de algemene voorwaarden op een website staan, is dus niet altijd voldoende. De wederpartij moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst daadwerkelijk de mogelijkheid krijgen om de toepasselijke voorwaarden te raadplegen. Bij elektronische contracten is bovendien van belang dat de voorwaarden op een toegankelijke en duurzame wijze beschikbaar zijn.

Praktisch gezien verdient het daarom de voorkeur om de voorwaarden als pdf-bijlage mee te sturen of een duidelijke link op te nemen naar een rechtstreeks te downloaden versie. Registreer bij voorkeur ook welke versie van de voorwaarden op welk moment is verstrekt aan de wederpartij.

De precieze eisen en rechtsgevolgen kunnen overigens per situatie verschillen. Daarbij zijn onder meer de aard van de wederpartij en de wijze waarop de overeenkomst tot stand komt van belang. Voor bepaalde grote wederpartijen gelden beperkingen ten aanzien van het beroep op vernietigbaarheid. Ook kan relevant zijn of de wederpartij al met de voorwaarden bekend was.

4. Battle of forms: welke voorwaarden winnen?

Bij internationale handel en logistiek verwijzen vaak beide partijen naar hun eigen voorwaarden. De leverancier verwijst naar verkoopvoorwaarden, de afnemer naar inkoopvoorwaarden en de expediteur of douanevertegenwoordiger naar eigen voorwaarden of branchevoorwaarden.

Dan ontstaat de vraag: welke algemene voorwaarden gelden?

Onder Nederlands recht geldt als uitgangspunt dat de eerste verwijzing naar algemene voorwaarden leidend kan zijn. De andere partij moet die voorwaarden dan wel uitdrukkelijk van de hand wijzen als zij haar eigen voorwaarden wil laten gelden. Alleen verwijzen naar de eigen voorwaarden is daarvoor meestal niet voldoende.

Dit wordt ook wel de “battle of forms” genoemd. In de praktijk wordt deze discussie vaak pas gevoerd wanneer er al schade is ontstaan. Bijvoorbeeld bij vertraging in de levering, discussie over opslagkosten, een fout in de douaneaangifte of de onderlinge verdeling van de financiële gevolgen van een UTB draagt. Controleer daarom vóór het sluiten van de overeenkomst welke voorwaarden de andere partij gebruikt en wijs deze zo nodig uitdrukkelijk af. Bij internationale overeenkomsten kan de beoordeling verschillen, afhankelijk van het toepasselijke recht.

5. Waarom speelt dit juist bij invoer en uitvoer?

Bij invoer en uitvoer zijn vaak meerdere partijen betrokken. Denk aan leveranciers, afnemers, expediteurs, vervoerders, opslagbedrijven en douanevertegenwoordigers. Iedere partij kan eigen voorwaarden gebruiken.

Daarbij kunnen de belangen sterk verschillen. Een verkoper wil zijn aansprakelijkheid beperken, terwijl een koper ruime garanties wenst. Een expediteur wil werken onder logistieke of FENEX-voorwaarden. En een douanevertegenwoordiger wil op zijn beurt vastleggen welke gegevens en documenten de opdrachtgever moet aanleveren en wie in de onderlinge verhouding de gevolgen draagt als die informatie onjuist of onvolledig blijkt te zijn. Algemene voorwaarden kunnen de onderlinge informatieverplichtingen, draagplicht en verhaalsmogelijkheden regelen. Zij bepalen echter niet wie op grond van de douanewetgeving douaneschuldenaar is of door de douaneautoriteiten kan worden aangesproken.

Als de verschillende bepalingen uit de algemene voorwaarden niet goed op elkaar aansluiten, kan dat tot problemen leiden. Bijvoorbeeld wanneer:
• een aansprakelijkheidsbeperking niet blijkt te gelden;
• onduidelijk is wie schade door vertraging draagt;
• discussie ontstaat over foutieve goederencodes of oorsprongsdocumenten;
• niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor douanewaardegegevens;
• een UTB wordt opgelegd en partijen de schade op elkaar proberen te verhalen;
• verschillende voorwaarden verschillende rechters of procedures aanwijzen.

Algemene voorwaarden zijn dus geen standaarddocument dat losstaat van de praktijk. Ze moeten passen bij uw rol in de keten, uw contracten en uw feitelijke goederenstroom.

6. Wat dient u te controleren?

Wij raden aan om in ieder geval te controleren:

• of uw algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard;
• of uit de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst blijkt dat de wederpartij uw voorwaarden aanvaardt;
• of de voorwaarden tijdig worden meegestuurd of digitaal beschikbaar zijn;
• of de voorwaarden kunnen worden opgeslagen en later opnieuw kunnen worden geraadpleegd;
• of uw offertes, opdrachtbevestigingen, contracten en digitale processen dezelfde voorwaarden noemen;
• of duidelijk is wat er gebeurt als de wederpartij eigen inkoopvoorwaarden gebruikt;
• of uw voorwaarden aansluiten op uw rol als importeur, exporteur, expediteur, vervoerder of douanevertegenwoordiger;
• of aansprakelijkheidsbeperkingen, klachtenprocedures en geschillenregelingen nog passen bij uw huidige praktijk.

Controleer dit niet pas wanneer er discussie ontstaat. Dan is de vraag vaak niet meer wat u had willen afspreken, maar wat juridisch daadwerkelijk is overeengekomen.

7. Conclusie

Algemene voorwaarden kunnen veel bescherming bieden, maar alleen als ze op de juiste wijze onderdeel van de overeenkomst worden en de wederpartij de vereiste mogelijkheid krijgt om daarvan kennis te nemen. Het gaat daarom niet alleen om de inhoud van de voorwaarden, maar ook om de manier waarop deze in offertes, opdrachtbevestigingen, contracten en digitale processen worden gebruikt. Bij internationale handel, logistiek en douanevertegenwoordiging verdient dit extra aandacht. In deze sectoren werken vaak meerdere partijen met verschillende documenten, voorwaarden en belangen. Algemene voorwaarden kunnen de onderlinge verantwoordelijkheden en financiële risico’s regelen, maar veranderen de publiekrechtelijke verplichtingen uit de douanewetgeving niet. Customs Knowledge helpt ondernemingen bij het opstellen, beoordelen en toepassen van algemene voorwaarden. Daarbij kijken wij niet alleen naar de juridische tekst, maar ook naar de praktijk: sluiten de voorwaarden aan op uw contracten, uw goederenstroom en uw douaneverplichtingen?

Wilt u weten of uw algemene voorwaarden gelden als het erop aankomt? Neem gerust contact op met één van onze adviseurs.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.