Bent u klaar voor Centralised clearance?

1. Inleiding

De mogelijkheid tot Centralised clearance bestond al sinds de introductie van het DWU, maar zal nu ook door de Nederlandse douane actief worden gefaciliteerd. Om gebruik te maken van deze faciliteit is een aparte vergunning vereist. Vanaf 1 augustus 2025 kunnen Nederlandse bedrijven deze vergunning aanvragen.

Hieronder leest u wat Centralised clearance inhoudt, de verschillen met de huidige werkwijze, de voordelen die het biedt, welke ondernemingen in aanmerking komen en wat de praktische impact zal gaan zijn.

2. Wat is Centralised clearance?

Zoals gezegd betreft Centralised clearance een vereenvoudiging voor het indienen van douaneaangiften binnen de EU. Deze regeling maakt het mogelijk om douaneaangiften centraal in één lidstaat in te dienen, terwijl de goederen zich fysiek in een andere lidstaat bevinden. De communicatie hierin verloopt via het Supervising Customs Office (hierna: SCO) in de gekozen lidstaat, terwijl het Presentation Customs Office (hierna: PCO), in het land waar de goederen daadwerkelijk aankomen, toezicht houdt op de fysieke aspecten en nationale heffingen en verboden, zoals de eventuele controles en de betaling van omzetbelasting.

Centralised clearance betreft een vrijwillig te kiezen faciliteit die elke douaneautoriteit in de EU moet aanbieden. Het doel hierbij is harmonisatie en digitalisering van het aangifteproces, door geautomatiseerde informatie-uitwisseling tussen de lidstaten.

3. Welke voordelen biedt Centralised clearance?

• Eén aanspreekpunt en minder administratie: U dient alle douaneaangiften in bij één douanekantoor (SCO) in uw gekozen lidstaat, ongeacht waar de goederen de EU binnenkomen. Dat vereenvoudigt de communicatie en verlaagt de administratieve lasten aanzienlijk.
• Centraal overzicht: U centraliseert douaneprocessen, compliance en kennis in één land. Dat leidt tot beter overzicht, consistentere naleving en een nauwere relatie met één douanekantoor.
• Snellere vrijgave en meer voorspelbaarheid: De samenwerking tussen het SCO en PCO verloopt digitaal en gecoördineerd. Controles worden afgestemd, waardoor goederen volgens de douane straks sneller zouden moeten worden vrijgegeven en het proces betrouwbaarder en minder foutgevoelig moet worden.

4. Wie kan er gebruikmaken van Centralised clearance?

Centralised clearance is voorbehouden aan bedrijven met een AEO-C-vergunning. Alleen gecertificeerde ondernemingen komen in aanmerking. Huidige SASP-vergunninghouders worden automatisch omgezet naar een vergunning Centralised clearance, mits aan de voorwaarden wordt voldaan; nieuwe aanvragers moeten een vergunning aanvragen. De onderneming kiest één lidstaat als centraal aanspreekpunt, het SCO. Hier wordt de vergunning Centralised clearance aangevraagd en worden voortaan alle aangiften ingediend, ook voor goederen die elders in de EU binnenkomen.

Voorbeeld:

Een Nederlands bedrijf kiest de Nederlandse Douane als SCO. De goederen komen fysiek aan in Spanje. De Nederlandse Douane ontvangt en verwerkt de invoeraangifte, voert een risicobeoordeling uit en bepaalt of controle nodig is. De Spaanse Douane treedt op als Presentation Customs Office (PCO): zij registreert de aankomst, voert eventuele fysieke controles uit en int lokale heffingen (zoals btw of accijns). De controle-informatie wordt tussen SCO en PCO gedeeld via een geïntegreerd IT-systeem. Zodra de SCO akkoord geeft, worden de goederen vrijgegeven.

De sleutel tot Centralised clearance is nauwe samenwerking: het SCO beheert de aangifte, het PCO behandelt de fysieke ontvangst. Achter de schermen worden controles, resultaten en vrijgaven digitaal op elkaar afgestemd, zodat de ondernemer binnenkort slechts met één douanekantoor zaken hoeft te doen.

5. Aanvragen vergunning

Zoals gezegd, moeten bedrijven die gebruik willen maken van Centralised clearance een aanvraag voor een vergunning indienen bij de douane in hun vestigingsland dat fungeert als Supervising Customs Office (SCO). In Nederland kan dit vanaf 1 augustus 2025 via het EU Trader Portal. Voorlopig geldt Centralised clearance alleen voor invoer; de uitvoer variant volgt later. Naar verwachting is praktische toepassing pas eind 2025 mogelijk.

Zoals gezegd, moet de aanvrager in het bezit zijn van een AEO-C-vergunning. Ook moeten lokaal de btw- en accijns vereisten op orde zijn. In de lidstaat waar de goederen aankomen, moet het bedrijf bijvoorbeeld voor btw-doeleinden zijn geregistreerd óf een fiscaal vertegenwoordiger aanwijzen.

Bij de aanvraag moet het bedrijf bovendien opgeven in welke lidstaten goederen zullen binnenkomen. De Nederlandse Douane voert een vooronderzoek uit, en start een raadpleging met de betrokken lidstaten. Gezamenlijk stellen zij een controleplan op. Pas na goedkeuring door alle partijen wordt de vergunning verleend.

De standaardtermijn voor de behandeling van de aanvraag bedraagt 120 dagen, met de mogelijkheid tot verlenging. SASP-vergunninghouders worden in 2025 benaderd voor omzetting naar een vergunning Centralised clearance, inclusief bijbehorend controleplan.

6. Impact op btw, accijns en fysieke controles

Bij inklaring via Centralised clearance verandert er niets aan de heffing van nationale belastingen zoals btw en accijns. Deze blijven verschuldigd in het land waar de goederen fysiek binnenkomen, de zogenoemde PCO-lidstaat. De douaneautoriteiten stemmen onderling af hoe de afdracht verloopt, maar als onderneming blijft u verantwoordelijk voor het voldoen aan de lokale fiscale verplichtingen. Zo zal een Nederlands bedrijf dat via Spanje goederen invoert, nog steeds Spaanse btw en accijnzen moeten afdragen. Zoals gezegd, is hiervoor een btw-registratie óf fiscaal vertegenwoordiger in het land van de PCO nodig. De Nederlandse Douane (SCO) verwerkt de invoeraangifte en heft invoerrechten, terwijl de Spaanse Douane (PCO) de nationale belastingen int en eventuele fysieke controles uitvoert.

De btw-regels verschillen per lidstaat. In Nederland is bijvoorbeeld de btw-verleggingsregeling van artikel 23 Wet OB van toepassing, waardoor invoer btw niet direct hoeft te worden betaald, maar wordt verlegd naar een reguliere aangifte. In andere landen kan dit anders zijn, afhankelijk van de nationale wetgeving.

Fysieke controles vinden plaats waar de goederen zich bevinden, dus bij het PCO. De beslissing hierover komt vanuit de risicoanalyse van de SCO, die de PCO opdracht kan geven tot inspectie. Ook kan de PCO zelfstandig controles uitvoeren als de nationale wetgeving dat vereist. Totdat de goederen zijn vrijgegeven, moeten ze beschikbaar blijven voor inspectie. De communicatie hierover verloopt via het SCO.

De eindverantwoordelijkheid voor de aangifte ligt daarnaast bij het SCO, dat pas tot vrijgave overgaat als alle EU- en nationale verplichtingen zijn nagekomen. Voor bedrijven betekent dit dat ze kunnen profiteren van een eenvoudiger en centraal aangifteproces, maar dat ze wél per lidstaat moeten blijven voldoen aan de lokale heffingen en verboden.

Heeft u vragen over het bovenstaande of behoefte aan ondersteuning bij de inrichting van Centralised Clearance binnen uw onderneming? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.