Issuance of certificates of origin for exports

Practical tips

1. Determine the origin for each shipment

Many companies aim to automate everything, from using Excel or Word templates to implementing advanced ERP systems. It is common to see templates with a standard declaration stating that the goods are of EU origin. However, this must be verified for every shipment. You must also be able to prove compliance with the rules. These rules may change, and the facts may also evolve. For instance, certain components or raw materials may no longer be sourced from an EU member state but from elsewhere.

Always check which rules apply, verify the facts, and ensure that the EU origin can indeed be substantiated.

2. Issue the correct document

Depending on the destination country, different rules and documents may apply. While there are not dozens of different documents, issuing an invoice declaration when it is not permitted is ineffective and could cause issues. For example, specific value limits may apply to invoice declarations. In some cases, a EUR.1 certificate cannot be used.

Carefully determine which documents are appropriate for each transaction.

3. Check, double-check, and verify

Issuing a certificate of origin generally has positive effects. The buyer can claim a lower customs duty rate. However, if it later emerges that the origin cannot be substantiated, the recipient could face significant problems—and you might as well, as the buyer will likely hold you responsible.

Ensure that your processes are well-structured and reliable.

If you wish, we can perform these checks for you. It may also be beneficial to have us conduct an Origin Quickscan, which provides insights into whether your processes are fully compliant.

Alternatively, you can apply for Binding Origin Information (BOI) from Customs to ensure complete certainty.

FAQ

Waarom zou ik een oorsprongsbewijs moeten afgeven?

Het oorsprongsbewijs – bijvoorbeeld een EUR.1 of een verklaring op een factuur – kan nodig zijn om de oorsprong van een product dat u verkoopt aan te tonen in een ander land. In dat andere land kan dan een lager recht worden geclaimd. Ook kan het zijn dat om andere redenen een oorsprongsbewijs wordt gevraagd. Zo willen sommige landen of afnemers alleen maar invoer van producten die in een bepaald land zijn geproduceerd.

Kan ik zomaar een verklaring op de factuur zetten over de oorsprong?

Als u een verklaring op een factuur wilt vermelden waarmee de afnemer de oorsprong kan aantonen, dan zijn daar nog wel wat voorwaarden aan verbonden. Ten eerste is een factuurverklaring niet in alle gevallen geldig, maar moet – bijvoorbeeld – een formulier EUR.1 worden opgemaakt. Als een factuurverklaring wel mogelijk is, dan moet u natuurlijk ook kunnen aantonen dat de goederen de oorsprong EU hebben. Zorg er dus voor dat u ook later – nog vele jaren erna – dit kunt aantonen.

Is er een verschil tussen de preferentiële en niet-preferentiële oorsprong?

Ook bij uitvoer bestaat het verschil in preferentiële en niet-preferentiële oorsprong. Preferentiële oorsprong is van belang wanneer een document wordt afgegeven waarmee in het land van invoer (dus buiten de EU) een lager douanerecht (ofwel preferentieel recht) wordt geclaimd. In dat geval gelden de preferentiële regels.

De niet-preferentiële oorsprong is in alle andere gevallen van belang. Het kan dan gaan om de toepassing van anti-dumpingheffingen, invoerbeperkingen of andere handelspolitieke maatregelen.

Wat is het verschil tussen een CvO en een EUR.1?

CvO is de afkorting van certificaat van oorsprong. Hoewel dit een algemene term lijkt, spreken we dan in beginsel over een certificaat dat alleen voor niet-preferentiële doeleinden kan worden gebruikt. Een CvO is echter niet voldoende als de afnemer een lager douanerecht wil claimen. Een EUR.1 is een oorsprongsbescheid dat voor preferentiële doeleinden wordt gebruikt.

Hoe kan ik vaststellen of het product dat ik uitvoer ook de oorsprong EU heeft?

Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden. U moet in ieder geval op de volgende vragen eerst een antwoorden geven:

Gaat het over preferentiële of niet-preferentiële oorsprong?
Over welk land of landengroep gaat het?
Over welk product gaat het?

Pas als u op deze drie vragen antwoord weet, kunt u vaststellen welke criteria gelden voor het vaststellen van de oorsprong van het betreffende product. Daarna kunt u pas bepalen of het product ook aan deze criteria voldoet.

Maakt het nog wat uit dat ik de goederen ook nog actief veredel?

Met actieve veredeling zorgt u ervoor dat u goederen van buiten de EU in de EU kunt bewerken zonder dat u de douanerechten en andere belastingen bij invoer moet betalen. Het kan zo zijn dat de goederen daarna de oorsprong EU krijgen. Toch mag in de meeste gevallen dan geen preferentieel oorsprongsbewijs worden afgegeven. In de meeste regels die de EU met andere landen heeft afgesproken, is namelijk vastgesteld dat de no-drawback bepaling geldt.

Deze bepaling houdt in dat actieve verdeling – en dus vrijstelling van rechten – niet samengaat met de afgifte van een preferentieel oorsprongsbescheid bij uitvoer. Het is het één of het ander: óf vrijstelling van rechten en geen oorsprong EU kunnen verklaren óf oorsprong EU maar dan geen vrijstelling van rechten.

Hoe weet ik zeker dat ik de regels juist interpreteer?

Oorsprong vereist in veel gevallen expertise. Die expertise kunnen we u bieden. Wellicht is het daarom handig om door ons een quickscan oorsprong uit te laten voeren. Met zo’n quickscan krijgt u inzicht of u het wel allemaal juist doet.

U kunt ook bij de Douane een bindende oorsprongsinlichting (BOI) aanvragen. Meer informatie hierover vindt u in de volgende vragen. Dit is een schriftelijk, bindend antwoord op de vraag wat de oorsprong is van een product. Een BOI is geldig in de gehele Europese Unie gedurende een periode van 3 jaar na afgifte. Ook voor de aanvraag van een BOI adviseren wij u graag.

Moet ik later bij een controle de oorsprong nog aantonen?

Natuurlijk is het niet voldoende dat u zomaar wat stelt. U moet aan de hand van bewijzen – waaronder leveranciersverklaringen – kunnen aantonen dat de goederen ook echt de oorsprong EU hebben. Dus u moet niet alleen van de regels goed op de hoogte zijn, u moet ook de feiten kunnen reproduceren. Wilt u zeker weten dat u niet voor verrassingen komt te staan, dan voeren wij graag een audit voor u uit om vast te stellen of u aan alle voorwaarden voldoet.

Wat is het gevolg als ik ten onrechte een oorsprongsbewijs afgeef?

Als u ten onrechte heeft verklaard dat de goederen een bepaalde oorsprong hebben, dan is dat een strafbaar feit en kunt u een boete krijgen. Hierover kunnen wij u ook nader informeren in het gedeelte boetes en strafrecht . De maximale straf (gevangenisstraf of een geldboete van enkele tienduizenden euro’s) is in ieder geval hoog genoeg om alle nodige maatregelen te nemen om het te voorkomen.

Daarnaast worden de autoriteiten van het land van invoer geïnformeerd, waar de goederen naartoe zijn gegaan. Deze autoriteiten zullen dan waarschijnlijk overgaan tot het heffen van de normale douanerechten in plaats van de lage douanerechten. Dat heeft niet direct gevolgen voor uzelf, maar uw importeur zal er niet blij van worden. Die moet immers meer betalen en zal zich waarschijnlijk wel weer bij u melden. Het is dus beter om dit te voorkomen.

Wilt u zeker weten dat u niet voor verrassingen komt te staan, dan voeren wij graag een audit voor u uit om vast te stellen of u aan alle voorwaarden voldoet.