Het vaststellen van de juiste goederencode is niet eenvoudig. Zeker niet als u te maken heeft met een grote verscheidenheid aan goederen die regelmatig worden ingevoerd. Om er voor te zorgen dat u steeds de juiste, zelfde en actuele goederencode gebruikt, is het zinvol om te werken met een artikelstambestand. Een “(article)database” waarin alle goederen inclusief de juiste goederencodes zijn opgenomen.
Het maken en gebruiken van een artikelstambestand kent een aantal valkuilen. Wij kunnen u uitleggen welke informatie u nodig heeft voor een artikelstambestand, hoe u dit bestand opzet en – belangrijker nog – hoe u de controle hierop uitvoert en het bestand actueel en juist houdt.
In de dagelijkse praktijk van de aangever wordt regelmatig gebruik gemaakt van wat wij mogelijk een artikelstambestand kunnen noemen. Meestal heeft men de beschikking over een lijst van aan te geven goederen die in de loop der tijd steeds is aangevuld met nieuwe goederen(codes).
Soms bestaat zo’n lijst uit een Excelbestand. Vaak is er echter slechts sprake van diverse (papieren) lijstjes die handmatig worden aangevuld. Dit lijstje wordt op enig moment vervangen door een nieuwe lijst waarop de nieuwe goederen dan zijn “opgeplust”. Kort door de bocht, er is geen sprake van een artikelstambestand, doch van een lijstje met slechts een aantal artikelnummers die gekoppeld zijn aan een goederencode.
Om van dit lijstje een artikelstambestand te maken, moet u aanvullende informatie hebben van de betreffende goederen. Waar moet u dan aan denken?
Het makkelijkste is dat u begint met de standaardinformatie die nodig is voor het indelen van goederen in de nomenclatuur. Denkt u hierbij aan bijvoorbeeld de algemene naam van het artikel. Hoe wordt het artikel in het dagelijks gebruik genoemd?
Een voorbeeld. Een specifieke autoband van rubber voor personenauto’s heeft artikelnummer AB 19/245/Z. Dit artikelnummer is voor degene die er dagelijks mee werkt gesneden koek. Een derde partij zoals de Douane en mogelijk ook een logistieke dienstverlener weet echter niet wat dit betekent.
Een extra kolom waarin is vermeld dat het hier een buitenband van rubber voor personenauto’s betreft, geeft al veel duidelijkheid. Een verwijzing naar een catalogus kan ook verhelderend werken. Is deze niet voorhanden, maar wel een webshop of een internetsite waar de verschillende goederen zijn opgenomen, dan kunt u hier naar verwijzen.