Vertegenwoordiging

Praktische tips

1. Zorg voor een goede volmacht

Om een opdrachtgever te vertegenwoordigen, is een schriftelijke volmacht nodig, althans dat is wat vaak wordt beweerd! Is dat echter wel zo? Het antwoord ligt uiteraard enigszins genuanceerd. Het is in ieder geval niet nodig dat u “de volmacht directe vertegenwoordiging” heeft. Als maar duidelijk is dat de opdrachtgever heeft verzocht om hem te vertegenwoordigen en opdracht heeft gegeven om de aangifte te doen. Dat kan telefonisch of mondeling, maar dat is voor de bewijslast niet altijd handig. Daarom verdient een schriftelijke volmacht zeker de voorkeur. Het is echter niet voldoende dat u een verzoek of opdracht heeft gekregen. Dat moet ook nog komen van de juiste persoon binnen de onderneming van de opdrachtgever. En zo zijn er nog diverse criteria.

2. Vertegenwoordiging is niet altijd dé oplossing

Het zal duidelijk zijn dat directe of indirecte vertegenwoordiging een goede maatregel is om risico’s voor een vertegenwoordiger in te perken. Vertegenwoordiging bevat echter een schijnveiligheid voor de vertegenwoordiger. Gedurende de periode dat een aangifte de status “aangehouden verificatie” heeft, is de borg die een aangever heeft gesteld, namelijk aansprakelijk voor een eventuele douaneschuld. Het is een risico dat hoort bij douane-expeditie, maar dat door veel bedrijven niet of onvoldoende wordt onderkend. Zeker niet bij een voorlopige antidumpingheffing, waarbij de periode dat de verificatie wordt aangehouden door de Douane vaak vele maanden wordt verlengd. Gedurende die periode staat de vertegenwoordiger met zijn borg garant voor de douaneschuld. Indien de antidumpingheffing daadwerkelijk betaald moet worden zal de Douane dus zo nodig de vertegenwoordiger aanspreken.

3. Controleer volmachten periodiek

Het risico bestaat dat de mogelijkheid tot vertegenwoordiging wel door de vertegenwoordiger werd aangenomen, maar achteraf niet gold. Dat kan om meerdere redenen zo zijn:

• De volmacht is beperkt tot één zending terwijl er aangiften worden gedaan voor meerdere zendingen.
• De volmacht is niet door een bevoegde persoon ondertekend en de onbevoegdheid wordt later met succes ingeroepen.
• De mogelijkheid tot vertegenwoordiging is beëindigd omdat de onderneming die werd vertegenwoordigd is geliquideerd, gefailleerd of op andere wijze opgehouden is te bestaan (bijvoorbeeld bij een fusie of overname).

Veel van deze situaties kunnen echter worden “gerepareerd”, zodat de douaneschuld niet per definitie bij de vertegenwoordiger moet worden geïnd. Inmiddels hebben zich diverse situaties voorgedaan waarbij met succes een beroep is gedaan op een volmacht die niet geldig zou zijn of een borg werd aangesproken terwijl dit achteraf ten onrechte bleek te zijn. Wij helpen u graag hiermee verder.