“Wie gaat de interne audit uitvoeren?”
Uit veel gesprekken die wij met bedrijven voeren, blijkt dat bedrijven zoeken naar een efficiënte manier om de AEO-vergunning te onderhouden. Enerzijds is de vraag hoe een onderneming een compliance framework zo werkbaar mogelijk kan toepassen, maar anderzijds komt ook de vraag terug: “Wie gaat de interne audit uitvoeren?” De aanbevolen scheiding van de interne controle en de interne audit is bij kleinere bedrijven vaak lastig te maken. Vaak ligt de controle- en audit-taak daar bij één persoon. Het verdient dan de voorkeur dat een integraal controlesysteem wordt opgesteld, dat kan worden toegepast vanaf de werkvloer.
Grotere bedrijven beschikken naast een douaneafdeling veelal over een kwaliteitsfunctionaris of zelfs over een volledige internal audit afdeling, die zich bezighoudt met het auditen van de binnen het bedrijf aanwezige kwaliteitssystemen en de daarbij behorende procedures. Binnen deze bedrijven is een douanemanager vaak goed in staat om interne controles uit te voeren op de door de eigen afdeling uitgevoerde werkzaamheden. Omdat de processen vaak complex zijn en veelal meerdere afdelingen raken, is een onafhankelijke interne audit, naast de interne controles, een noodzaak. De interne audit waarborgt dat er geen situatie ontstaat van de spreekwoordelijke ‘slager die zijn eigen vlees keurt’.
Het zelf uitvoeren van een doeltreffende audit op een douane specifiek bedrijfsproces, bijvoorbeeld in de vorm van een gegevensgerichte audit, is voor veel bedrijven nieuwe materie. Op dit vlak kruisen twee vakgebieden; die van de douanemanager en die van de kwaliteitsmanager. Binnen beide functies is kennis aanwezig die op enig moment zal overlappen. De douanemanager zal daarbij moeten leren werken in het veld van het kwaliteitsmanagement waarbij hij zal moeten begrijpen hoe een interne audit wordt uitgevoerd (en gerapporteerd). De kwaliteitsmanager moet kennis en inzicht verwerven in specifieke douaneprocessen. Daarbij zal hij, om een efficiënte audit te kunnen uitvoeren ook moeten beschikken over beperkte kennis op het gebied van douane. Dit laatste is een vereiste om te kunnen vaststellen of interne controlemaatregelen daadwerkelijk effectief zijn.
Naar onze overtuiging ligt op het snijvlak van de hiervoor genoemde functies het werkveld van de ‘internal AEO-auditor’. Deze auditor is een nieuwe functie en herbergt het beste van twee werelden. In ieder geval zal de auditor in staat moeten zijn om te kunnen acteren binnen het werkveld van de douanejuridische kwaliteitszorg. Gezien de ontwikkelingen die momenteel gaande zijn ten aanzien van het onderhoud op de reeds afgegeven vergunningen, kan het niet anders zijn dan dat de internal AEO-auditor in de toekomst een sleutelrol zal vervullen binnen bedrijven met de AEO-vergunning.
Conclusie en meer informatie
Mocht u aan de hand van dit artikel vragen of opmerkingen hebben of anderszins van gedachten willen wisselen over AEO, AEO-auditing of aanverwante onderwerpen, neemt u dan gerust contact met ons op.