1. Breng fusie of overname in kaart
Het lijkt simpel, een entiteit neemt een andere entiteit over of bedrijven fuseren. Toch is dit douanetechnisch niet zo eenvoudig. Vergunningen, registraties en toelatingen (hierna schrijven we steeds alleen over ‘vergunningen’) op het gebied van douane en accijns zijn namelijk specifiek afgegeven aan een entiteit. Als deze ophoudt te bestaan of wordt samengevoegd met een andere (verkrijgende) entiteit, dan zijn de vergunningen in principe niet meer geldig.
Een bedrijf zat met een strakke deadline voor een fusie. Alle stappen op juridisch vlak waren al gezet om de fusie op een bepaalde datum te realiseren. De vergunningen op het gebied van douane waren echter nog niet overgezet naar de nieuwe entiteit.
De eerste stap in onze aanpak was om in kaart te brengen welke entiteit bleef bestaan en welke entiteit ophield te bestaan. Daarbij hebben we vastgesteld welke vergunningen de beide entiteiten hadden. De gevolgen van de fusie werden zo snel inzichtelijk.
2. Stel een aanpak vast
Om volledig operationeel te zijn op het moment van de fusie- of overnamedatum, moeten bepaalde stappen worden gezet. Daarbij is een projectplan nodig. In het projectplan nemen we op welke acties moeten worden ondernomen. Eén van deze acties is het aanvragen van de nieuwe vergunningen, registraties en toelatingen.
Aan de onderneming die na de fusie operationeel zou zijn, waren geen vergunningen, registraties en toelatingen afgegeven. Dit betekende dat deze allemaal opnieuw moesten worden afgegeven. De Douane had in principe tot maximaal 120 dagen om te beslissen over de afgifte. De fusiedatum was echter 90 dagen later. De eerste uitdaging was aanwezig. Een strakke planning was onvermijdelijk, maar ook de medewerking van de Douane was noodzakelijk om in een kortere termijn de afgifte te realiseren dan dat zij wettelijk verplicht was.
3. Een goede voorbereiding is het halve werk
Bij de afgifte van vergunningen geldt dit credo zeker: een goede voorbereiding is het halve werk. De aanvraagformulieren moeten volledig zijn ingevuld, alle bijlagen bij de aanvragen moeten aanwezig zijn en de nieuwe procedures en werkinstructies moeten actueel en volledig zijn.
Dit lijkt een eenvoudig stap. Uit de praktijk blijkt dat deze stap meer tijd kost dan voorzien. In deze situatie hebben wij meerdere dagen met alle betrokkenen vanuit de organisatie geschreven aan procedures en instructies. Alle processen, procedures en werkwijzen zijn opnieuw bepaald en vastgelegd.
4. Overleg met de Douane
Zonder de medewerking van de Douane krijgen ondernemingen geen nieuwe vergunningen. Het is dan ook van groot belang om zo snel mogelijk overleg te voeren met de Douane over de voorgenomen fusie of overname. De Douane is dan op de hoogte van de fusie of overname en kan – indien mogelijk – al bepaalde stappen zetten.
Wij hebben direct contact gehad met de Douane. Gezien de strakke deadline was een efficiënte samenwerking met de Douane nodig om alle stappen tijdig af te kunnen ronden voor de afgifte van de vergunningen.
5. Bereid onderzoek Douane voor
De Douane voert een onderzoek uit voordat de vergunningen en toelatingen worden afgegeven. Registraties worden in principe na een administratieve beoordeling afgegeven. De Douane bezoekt – normaal gesproken – de locatie en toetst de opzet en het bestaan van procedures, instructies, controles en audits. De werking kan vaak nog niet worden getoetst, maar dat neemt niet weg dat de Douane er later op terug kan komen.
Tijdens het bezoek van de Douane hebben we de nieuwe procedures, instructies en controles gepresenteerd. Daarbij hebben we aangegeven welke verschillen er waren ten opzichte van het eerder uitgevoerde onderzoek door de Douane.
6. Afronding onderzoek
Nadat het onderzoek is afgerond, worden – als de beoordeling positief is – de vergunningen, registraties en toelatingen afgegeven.
We hebben tijdens het onderzoek duidelijke afspraken gemaakt over het opleveren van documenten en gegevens. De afspraken zijn nagekomen en daardoor zijn de vergunningen, registraties en de toelating tijdig afgegeven. De fusie kon zonder vertraging plaatsvinden. Succesvoller kon de fusie op het gebied van douane niet zijn! En als de onderneming dan ook daarna voldoende monitort en zo nodig tijdig actie onderneemt, blijft het douanetechnisch succesvol. Heeft u vragen of kunnen wij u helpen? Neemt u dan contact op met Samantha Zwart.